Co roku następują kolejne nowelizacje w Kodeksie Pracy. Czasem są to zmiany jedynie kosmetyczne. Te, które mają wejść w życie od 1 stycznia 2019 roku na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. dotyczą przede wszystkim kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także wprowadzenia dodatkowego zapisu w dokumentacji pracowniczej dotyczącego numeru rachunku bankowego pracownika.

Jednak nie wszystkich pracowników on obejmie, jeśli złożą stosowne wnioski. Zatem jak wyglądają zmiany w prawie pracy? Te wątpliwości mogą rozwiać szkolenia z prawa pracy.

Zmiany w możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej

Do tej pory, czyli do 31. 12 2018 r. wszystkie firmy miały obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. umożliwia zmianę przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Oczywiście wiele firm do tej pory prowadziło podwójną dokumentację pracowniczą, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wymagało to odpowiedniego systemu teleinformatycznego i tak jest w istocie do tej pory. Zatem wszystkie firmy, które będą chciały przejść na prowadzenie dokumentacji jedynie w formie elektronicznej będą musiały wdrożyć potrzebny system. Ponadto w terminie 21 dni od wejścia w życie przepisów i zmiany sposobu gromadzenia dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek poinformować o tym pracownika. Każdy pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji w formie papierowej, po tym czasie zostaje ona zniszczona, o czym również zostaje poinformowany.

Zmiany w długości przechowywania akt pracowniczych po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy

Akta osobowe byłych pracowników do tej pory były przechowywane przez 50 lat, czyli właściwie do momentu kiedy były pracownik chciał się ubiegać o emeryturę. Obecnie nowa ustawa zmienia to w sposób dość znaczący. Akta pracownicze byłych pracowników są przechowywane przez 10 lat, a po tym okresie czasu były pracownik ma miesiąc na ich odebranie. Po tym okresie czasu pracodawca zgodnie z prawem musi zniszczyć akta pracownicze. Jeśli były pracownik zgłosi się po nie po terminie, a dokumenty nie zostały jeszcze zniszczone, w ustawowym okresie 12 miesięcy, to pracodawca wyrażając swoją dobrą wolę ma możliwość wydania takich dokumentów, ale tylko w tym czasie. To duże uproszczenie dla pracodawców, którzy nie muszą już mieć tak rozbudowanej dokumentacji. Z drugiej strony ustawa powoduje, że muszą podjąć stałą współpracę z dostawcą pocztowym, w zakresie informowania byłych pracowników o upływającym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca następującego po ustaniu obowiązku przechowywania akt pracowniczych przez pracodawcę. Oczywiście pracowników, których stosunek pracy ustał przed wejściem w życie ustawy, czyli 1 stycznia 2019 r., będzie obowiązywać poprzednia wersja ustawy, zgodnie z zasadą, że prawo nie działa wstecz.

Ważne zmiany z punku widzenia pracownika

RODO wymaga od pracodawcy przechowywania dokumentów pracowniczych w sposób poufny i zapewniający bezpieczeństwo danych. Stąd zmiana w wypłacie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika musi być poparta uzupełnieniem tych informacji przez pracownika i podpisem pracownika. Jeśli pracownik nie chce, aby jego wynagrodzenie było wypłacane na rachunek bankowy, a tak jak do tej pory do rąk własnych, musi złożyć stosowne oświadczenie na piśmie w terminie do 7 dni od uzyskania od pracodawcy informacji o zmianie sposobu wypłaty wynagrodzenia na wypłatę na rachunek bankowy pracownika.

Oznacza to również więcej pracy dla pracowników działu kadr. Ponadto muszą oni znać wszystkie zmiany w kodeksie pracy. Szkolenie jest zatem najlepszą metodą na zdobycie potrzebnej wiedzy.

Gamma - Zajęliśmy II miejsce w Rankingu firm szkoleniowych Gazety Finansowej. Zapoznaj się z naszymi szkoleniami eksperckimi w tym szkoleniem związanym ze zmianami w prawie pracy.  https://www.projektgamma.pl/szkolenia-eksperckie/zmiany-w-prawie-pracy-2018-2019-1

Zapraszamy serdecznie!