Najczęściej przy ubieganiu się o kredyt czy kartę kredytową w banku, jak i przy wielu innych okazjach, musimy udowodnić fakt, że jesteśmy zatrudnieni. Dla ustalenia zdolności kredytowej konieczne zaś jest okazanie zaświadczenia o zarobkach z zakładu pracy. Jak poprosić swojego szefa o wydanie takich dokumentów? Czy trzeba składać konkretny wniosek?

Kiedy trzeba przedstawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości dochodów?

Zaświadczenie wydane przez zakład pracy o zatrudnieniu i o wysokości zarobków przydać się może w wielu przypadkach. Jest ono konieczne między innymi, gdy:

  • wnioskujemy o kredyt w banku - przedstawione zaświadczenie dokumentujące wysokie dochody zwiększy zdolność kredytową i ułatwi zaciągnięcie kredytu przez wnioskodawcę,
  • chcemy kupić sprzęt RTV i AGD czy samochód na raty - zaświadczenie konieczne jest, aby udowodnić, że będziemy w stanie spłacać raty kapitałowo-odsetkowe,
  • wnioskujemy o dofinansowanie unijne itp.,
  • chcemy zapisać dziecko do przedszkola - dla udokumentowania faktu zatrudnienia.

Takie zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest podstawą do ustalenia aktualnej sytuacji majątkowej danej osoby.

Jak powinno być skonstruowane zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu?

Wśród danych, które są niezbędne do wystawienia zaświadczenia o dochodach i zatrudnieniu danej osoby, należy wymienić:

  • dane osobowe pracownika, którego dotyczy zaświadczenie - imię i nazwisko, numer PESEL lub numer i seria dowodu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu),
  • dane podmiotu wystawiającego dokument - nazwa przedsiębiorstwa, imię i nazwisko pracodawcy, adres, numer telefonu,
  • informacja o ewentualnych obciążeniach komorniczych pracownika,
  • wysokość dochodu miesięcznego pracownika,
  • typ zatrudnienia i długość trwania umowy,
  • pieczątkę i podpis pracodawcy.

Z zaświadczenia bank lub inny podmiot, gdzie jest ono przedkładane, powinien łatwo dowiedzieć się, kogo dotyczy dokument, ile zarabia dana osoba, kiedy rozpoczęła pracę, na jakim stanowisku pracuje i jaki typ umowy podpisał z nią pracodawca - umowę o pracę na czas określony lub umowę o pracę na czas nieokreślony. Wysokość wynagrodzenia w zaświadczeniu powinna być wskazana na podstawie oszacowania przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto obliczonego z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc wydania zaświadczenia.

Bardzo istotne dla banku czy firmy udzielającej zewnętrznego finansowania będzie to, czy na wynagrodzeniu danej osoby ciążą obciążenia komornicze. W znaczący sposób wpływają one na wiarygodność kredytową i zdolność finansową potencjalnego kredytobiorcy. Jeśli komornik ściąga długi alimentacyjne czy wynikające z innego zadłużenia, rzutuje to na obraz kredytobiorcy i bank nie będzie chciał mu udzielić finansowania w obawie, że udzielony kredyt także nie będzie rzetelnie spłacany.

Treść zaświadczenia najczęściej musi być spójna z tym, czego oczekuje instytucja, do której zaświadczenie jest przedkładane. Na przykład w bankach sporządzane są własne wzory druków, na których pracodawca, upoważniona przez niego osoba czy kadrowa i księgowa, mogą wypisać odpowiednie informacje, które są niezbędne dla ostatecznego odbiorcy zaświadczenia do ustalenia prawa do określonych świadczeń. Na takich wzorach dokładnie wskazane jest, czy należy wpisać kwotę wynagrodzenia brutto czy netto, czy wyszczególnić w nim kwotę wynagrodzenia zasadniczego, czy też i inne składniki wynagrodzenia uzyskiwanego przez pracownika.

Banki mogą wymagać przy sporządzaniu zaświadczenia o wynagrodzeniu i zatrudnieniu rozbicia kwoty wynagrodzenia na:

  • wynagrodzenie zasadnicze,
  • premie,
  • nagrody,
  • prowizje,
  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

W gotowym druku będzie też informacja, jaki okres uwzględnić przy wyliczaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika, np. 3 lub 6 miesięcy.

Wzór zaświadczenia mogą dawać pracownikom nie tylko banki czy firmy organizujące sprzedaż ratalną, ale też i Miejskie oraz Gminne Ośrodki Pomocy Społecznej. Będą one wymagały zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach lub w razie przebywania pracownika na urlopie wychowawczym, także zaświadczenie o udzieleniu takiego urlopu, co jest niezbędne w celu ustalenia świadczeń rodzinnych.

Czy pracodawca ma obowiązek wydania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?

Na prośbę pracownika pracodawca powinien wystawić w możliwie krótkim czasie zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. Odmowa lub znaczna zwłoka z wydaniem takiego dokumentu może być interpretowana jako działanie na szkodę pracownika. Pracodawca może wówczas zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu odpowiednich przepisów Kodeksu pracy.

Jak wnioskować o wydanie zaświadczenia?

W regulaminie zakładu pracy lub innych wewnętrznych aktach, jakie obowiązują na jego terenie, można znaleźć zwykle uregulowania dotyczące kwestii wnioskowania o wydanie zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu. Jeśli nie znalazły się one w regulaminie lub taki akt nie istnieje w zakładzie pracy, to zakłada się, że można tego dokonać ustnie, wyrażając swoją prośbę pracodawcy. Nie zaszkodzi napisać podanie o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. W przepisach prawa pracy nie ma jednej, ustalonej procedury wnioskowania o zaświadczenie. Pracodawca musi wydać pracownikowi tyle zaświadczeń, ile będzie mu potrzebnych. Nie ma limitu, który ograniczałby wydawanie takich dokumentów.

Ważność zaświadczenia

Raz wydane zaświadczenie o zarobkach i zatrudnieniu powinno być złożone do danej instytucji w możliwie jak najkrótszym czasie, ponieważ zawsze może się zmienić sytuacja zawodowa i finansowa pracownika. Takie zaświadczenia są z reguły ważne przez 3 miesiące od chwili ich wystawienia.