Prawidłowe niszczenie dokumentów w firmie wymaga zaplanowania odpowiednich procedur, które zniwelują ryzyko wypłynięcia danych lub zniszczenia dokumentów, które powinny być jeszcze przechowywane. Sprawdź, jak zrobić to efektywnie.

Procedura niszczenia dokumentów

Aby zapewnić odpowiednie zarządzanie dokumentacją, należy opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę niszczenia dokumentów, która precyzyjnie określi częstotliwość, metody oraz odpowiedzialności związane z tym procesem. Polityka ta powinna uwzględniać wszystkie aspekty związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami prawnymi, aby zapewnić, że dokumenty są niszczone w sposób bezpieczny i efektywny. Ważnym elementem jest także przeszkolenie pracowników w zakresie tych procedur, aby każdy miał świadomość swoich obowiązków oraz znał stosowane metody niszczenia dokumentów.

Wybierz metody niszczenia dokumentów w firmie

W celu skutecznego niszczenia dokumentów należy wybrać odpowiednie metody, dostosowane do rodzaju oraz ilości danych. Zaleca się korzystanie z profesjonalnych niszczarek dokumentów, które spełniają wymogi normy ISO/IEC 21964, zapewniając co najmniej 3. stopień bezpieczeństwa, gdzie ścinki nie przekraczają powierzchni 800 mm².

Oprócz dokumentów papierowych należy niszczyć także inne nośniki danych, takie jak płyty CD/DVD czy dyski twarde. Ważne jest, aby odpowiednio dopasować metodę niszczenia – w przypadku mniejszej ilości dokumentów można wykonać to wewnętrznie, natomiast przy większych ilościach warto rozważyć zlecenie tej usługi firmie zewnętrznej.

Selekcja dokumentów do niszczenia i dokumentacja procesu

Aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, należy selekcjonować dokumenty przeznaczone do zniszczenia, niszcząc jedynie te, których okres przechowywania dobiegł końca, jak na przykład księgi rachunkowe (po 5 latach) czy dokumentacja medyczna (po 22 latach). Dokumenty, których okres przechowywania jeszcze nie upłynął, powinny zostać zachowane. Ważnym elementem procesu jest dokumentowanie niszczenia – należy prowadzić ewidencję przekazywanych dokumentów oraz przechowywać certyfikaty zniszczenia wydane przez firmy zewnętrzne. Przestrzeganie tych zasad zapewni bezpieczne i efektywne niszczenie dokumentów zgodnie z przepisami RODO.

Aby niszczenie dokumentów przebiegło bezpiecznie, należy przechowywać je w zamkniętych i odpowiednio oznaczonych pojemnikach, które zabezpieczą przed dostępem osób nieuprawnionych. Dokumenty powinny być przekazywane do zniszczenia w sposób zabezpieczony, najlepiej w obecności pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad procesem. Więcej przeczytasz pod linkiem: https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/!