Wytyczne dotyczące niszczenia dokumentów w firmie

2024-09-26 13:21:24 Autor: Redakcja

Prawidłowe niszczenie dokumentów w firmie wymaga zaplanowania odpowiednich procedur, które zniwelują ryzyko wypłynięcia danych lub zniszczenia dokumentów, które powinny być jeszcze przechowywane. Sprawdź, jak zrobić to efektywnie.

Procedura niszczenia dokumentów

Aby zapewnić odpowiednie zarządzanie dokumentacją, należy opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę niszczenia dokumentów, która precyzyjnie określi częstotliwość, metody oraz odpowiedzialności związane z tym procesem. Polityka ta powinna uwzględniać wszystkie aspekty związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami prawnymi, aby zapewnić, że dokumenty są niszczone w sposób bezpieczny i efektywny. Ważnym elementem jest także przeszkolenie pracowników w zakresie tych procedur, aby każdy miał świadomość swoich obowiązków oraz znał stosowane metody niszczenia dokumentów.

Wybierz metody niszczenia dokumentów w firmie

W celu skutecznego niszczenia dokumentów należy wybrać odpowiednie metody, dostosowane do rodzaju oraz ilości danych. Zaleca się korzystanie z profesjonalnych niszczarek dokumentów, które spełniają wymogi normy ISO/IEC 21964, zapewniając co najmniej 3. stopień bezpieczeństwa, gdzie ścinki nie przekraczają powierzchni 800 mm².

Oprócz dokumentów papierowych należy niszczyć także inne nośniki danych, takie jak płyty CD/DVD czy dyski twarde. Ważne jest, aby odpowiednio dopasować metodę niszczenia – w przypadku mniejszej ilości dokumentów można wykonać to wewnętrznie, natomiast przy większych ilościach warto rozważyć zlecenie tej usługi firmie zewnętrznej.

Selekcja dokumentów do niszczenia i dokumentacja procesu

Aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, należy selekcjonować dokumenty przeznaczone do zniszczenia, niszcząc jedynie te, których okres przechowywania dobiegł końca, jak na przykład księgi rachunkowe (po 5 latach) czy dokumentacja medyczna (po 22 latach). Dokumenty, których okres przechowywania jeszcze nie upłynął, powinny zostać zachowane. Ważnym elementem procesu jest dokumentowanie niszczenia – należy prowadzić ewidencję przekazywanych dokumentów oraz przechowywać certyfikaty zniszczenia wydane przez firmy zewnętrzne. Przestrzeganie tych zasad zapewni bezpieczne i efektywne niszczenie dokumentów zgodnie z przepisami RODO.

Aby niszczenie dokumentów przebiegło bezpiecznie, należy przechowywać je w zamkniętych i odpowiednio oznaczonych pojemnikach, które zabezpieczą przed dostępem osób nieuprawnionych. Dokumenty powinny być przekazywane do zniszczenia w sposób zabezpieczony, najlepiej w obecności pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad procesem. Więcej przeczytasz pod linkiem: https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/!

Zainteresują Cię także:

Kiedy warto wykupić ubezpieczenie turystyczne?

Podróżowanie jest dla wielu osób najlepszym sposobem na wypoczynek. Zagraniczne wycieczki nie są już niczym nadzwyczajnym, wiele osób spędza czas wolny, w ten sposób poszukując wrażeń. Nie zawsze z podróży wraca się jedynie z miłymi wspomnieniami – nie można przewidzieć niektórych losowych wypadków. Przed podróżą warto wykupić ubezpieczenie turystyczne, by [...]

8 sposobów na oszczędzanie pieniędzy w czasach wysokiej inflacji

Inflacja wdziera się do różnych dziedzin życia Polaków, a jej skutki odczuwają zarówno przeciętne rodziny, jak i właściciele firm generujących milionowe zyski. Przedsiębiorcy mają swoje sposoby na cięcie kosztów, jednak w mniejszym lub większym stopniu oszczędzać może każdy z nas. Sumienne przestrzeganie prostych zasad z pewnością okaże się korzystne dla Twojego budżetu. [...]

Czym jest Rynek kapitałowy?

Rynek kapitałowy jest częścią rynku finansowego zajmujący się organizacją transakcji instrumentami finansowymi o terminie zwrotu dłuższym niż rok. Wśród nich największe znaczenie mają papiery wartościowe czyli dokumenty określające prawo majątkowe właściciela – np. udział w spółce. Do najpopularniejszych papierów wartościowych zaliczamy akcje, obligacje, bony skarbowe oraz prawa do papierów wartościowych. Na rynku kapitałowym można [...]

Potrzebujesz pieniędzy? Sprawdź, jak rozsądnie wybrać pożyczkę

Generalny remont? Wymarzone wakacje? Zakup nowego sprzętu do domu? Istnieje wiele powodów, dla których Polacy decydują się na zaciągnięcie pożyczki gotówkowej. Jeśli i Ty potrzebujesz wsparcia finansowego bez zbędnych formalności, zainteresuj się ofertą firm pozabankowych. Zanim jednak zdecydujesz się na konkretną opcję, sprawdź, na co zwrócić uwagę przy jej [...]

Kontrola trzeźwości w miejscu pracy - prawa pracodawcy a prawa pracownika

Nie da się ukryć, że problem alkoholu w pracy jest w naszym kraju dosyć powszechny. Wielu pracodawców więc na pewno rozważa poddanie pracowników kontroli za pomocą alkomatu. Jednak czy rzeczywiście pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania tego rodzaju kontroli, a jeśli tak, to kiedy? W tym artykule postaramy się udzielić odpowiedzi na to pytanie.Pracownika nie można zmusić do testuOkazuje się, że pracodawca nie jest [...]