Księgowość w Danii bywa opisywana jako prostsza niż polska i w praktyce tak jest — mniej stawek, mniej deklaracji, jeden portal do wszystkiego. Cena tej prostoty to bardzo małe pole na błąd: spóźniona deklaracja moms kosztuje z automatu 1 400 DKK opłaty, a duński urząd nie prowadzi negocjacji o terminy. Poniżej konkretne zasady, progi i daty, które musi znać polski przedsiębiorca zakładający lub prowadzący firmę w Danii.
Rejestracja firmy i CVR-nummer
Firmę rejestruje się cyfrowo na portalu virk.dk, prowadzonym przez Erhvervsstyrelsen (Duński Urząd ds. Przedsiębiorczości). W formularzu podaje się formę prawną, adres, kod branży i ewentualną rejestrację do moms. W zamian firma dostaje CVR-nummer — ośmiocyfrowy numer identyfikacyjny odpowiadający polskiemu NIP-owi i REGON-owi w jednym. Rejestracja jest w dużej mierze zautomatyzowana i przy prostych przypadkach kończy się w ciągu godzin.
Rejestracja enkeltmandsvirksomhed, czyli jednoosobowej działalności, jest bezpłatna i nie wymaga kapitału. Właściciel odpowiada za zobowiązania firmy całym majątkiem osobistym. Alternatywą jest ApS (odpowiednik spółki z o.o.) — od 1 stycznia 2025 r. minimalny kapitał zakładowy wynosi 20 000 DKK zamiast wcześniejszych 40 000 DKK, wniesionych gotówką lub aportem. Odpowiedzialność wspólnika ogranicza się wtedy do wniesionego wkładu.
Moms, czyli duński VAT: jedna stawka 25%
Dania stosuje jedną stawkę VAT — 25%, najwyższą w Unii Europejskiej wspólnie z Węgrami w kategorii stawek podstawowych. Nie ma stawek obniżonych typu polskie 8% czy 5%. Istnieje stawka 0% i katalog zwolnień (m.in. usługi medyczne, edukacja, ubezpieczenia), ale nie ma pośredniego poziomu, który polski księgowy zna z gastronomii czy budownictwa mieszkaniowego. To upraszcza fakturowanie, lecz podnosi cenę końcową sprzedaży detalicznej.
Obowiązek rejestracji do moms powstaje po przekroczeniu 50 000 DKK obrotu opodatkowanego (ok. 6 700 EUR). Od 1 stycznia 2025 r. próg liczy się w roku kalendarzowym i zeruje z końcem grudnia — wcześniej brano pod uwagę ruchomy okres 12 miesięcy. Zgłoszenie trzeba złożyć najpóźniej 8 dni przed przekroczeniem progu, a jeśli już na starcie wiadomo, że firma go przekroczy, rejestruje się ją od pierwszego dnia działalności.
Terminy rozliczeń moms zależą od obrotu
Deklaracje składa się przez TastSelv Erhverv na skat.dk, a częstotliwość wynika bezpośrednio z obrotu:
- poniżej 5 mln DKK rocznie — rozliczenie półroczne, terminy 1 września (za pierwsze półrocze) i 1 marca (za drugie półrocze poprzedniego roku),
- 5–50 mln DKK — rozliczenie kwartalne, termin przypada pierwszego dnia trzeciego miesiąca po zakończeniu kwartału, np. 1 czerwca za I kwartał,
- powyżej 50 mln DKK — rozliczenie miesięczne, termin 25. dnia następnego miesiąca.
Nowe firmy startują domyślnie z rozliczeniem kwartalnym i mogą przejść na półroczne po okresie terminowego wywiązywania się z obowiązków. Podatek musi być w terminie zarówno zadeklarowany, jak i zapłacony. Brak deklaracji uruchamia tzw. foreløbig fastsættelse — szacunkowy wymiar urzędu, obciążony opłatą 1 400 DKK za każdy okres, plus odsetki. Ta opłata nie znika po złożeniu prawidłowej deklaracji.
Podatek dochodowy: 22% dla spółki, skala dla działalności
Spółki płacą selskabsskat według stawki 22%, niezmiennej od 2016 r. Podatek reguluje się zaliczkowo (acontoskat) w dwóch ratach — 20 marca i 20 listopada. Raty wylicza Skattestyrelsen jako 50% średniej z podatku dochodowego z trzech ostatnich lat. Można też dopłacić dobrowolnie: wpłata marcowa jest premiowana dodatkiem, listopadowa obciążona potrąceniem.
Jednoosobowa działalność rozlicza się na poziomie osoby fizycznej. Najpierw z podstawy schodzi AM-bidrag — 8% składki na rynek pracy. Od pozostałej kwoty naliczane są podatek gminny oraz podatki państwowe. Reforma obowiązująca od 2026 r. rozbiła dawny topskat na trzy progi: mellemskat 7,5% od dochodu w przedziale 641 200–777 900 DKK, topskat 15% w przedziale 777 900–2 592 700 DKK i top-topskat 20% powyżej 2 592 700 DKK. Bundskat wynosi 12,01%, a kwota wolna (personfradrag) 54 100 DKK. Łączne obciążenie ogranicza skatteloft na poziomie 52,07% — ale limit nie obejmuje ani AM-bidrag, ani top-topskat.
Osoby prowadzące działalność składają rozszerzony formularz oplysningsskema w TastSelv. Termin to 1 lipca roku następnego — za 2025 r. był to 1 lipca 2026 r. Ten sam dzień jest granicą wpłaty niedopłaty podatku bez dodatku procentowego.
Bogføring: cyfrowa księgowość i pięcioletnie archiwum
Zasady prowadzenia ksiąg reguluje Bogføringsloven z 2022 r. Najważniejsza zmiana to obowiązek rejestrowania transakcji i przechowywania dokumentów w cyfrowym systemie księgowym. Wdrożenie było etapowe: od 1 lipca 2024 r. objęło firmy składające sprawozdanie roczne i korzystające z systemu zarejestrowanego u Erhvervsstyrelsen, od 1 stycznia 2025 r. firmy używające systemów niezarejestrowanych, a od 1 stycznia 2026 r. — podmioty niesporządzające sprawozdania według årsregnskabsloven, czyli m.in. jednoosobowe działalności. Ostatni etap ma jednak warunek: dotyczy firm, których przychód netto przekroczył 300 000 DKK w dwóch kolejnych latach podatkowych.
Ustawa dzieli systemy na standardowe (zgodność z wymogami zapewnia dostawca) i tworzone na zamówienie (odpowiada sama firma). Wymaga też pisemnego opisu procedur księgowania i przechowywania dokumentacji. Materiał księgowy trzeba przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczy.
Spółki mają dodatkowo obowiązek złożenia sprawozdania rocznego (årsrapport) do Erhvervsstyrelsen. Termin wydłużono na stałe z 5 do 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego — dla roku kalendarzowego 2025 przypadał 30 czerwca 2026 r. Urząd nie ma uprawnienia do przedłużania tego terminu; przy spóźnieniu wysyła wezwanie z ośmioma dniami roboczymi na uzupełnienie.
Polska firma świadcząca usługi w Danii: rejestr RUT
Jeśli polska firma nie zakłada duńskiego podmiotu, lecz wykonuje w Danii prace czasowo — typowo w budownictwie, instalacjach czy rolnictwie — obowiązuje ją zgłoszenie do RUT (Registret for Udenlandske Tjenesteydere). Rejestracja odbywa się cyfrowo przez virk.dk, formularz dostępny jest także po polsku, a zgłoszenie musi być złożone przed rozpoczęciem prac. Każdą zmianę zgłasza się najpóźniej pierwszego dnia roboczego po tym, jak zaczęła obowiązywać. Obowiązek dotyczy też podwykonawców — duński zleceniodawca ma prawo weryfikować wpis i sam ponosi odpowiedzialność za jego brak.
Czym to się różni od polskiego systemu
Trzy różnice są odczuwalne od pierwszego miesiąca. Po pierwsze, progi: 50 000 DKK duńskiego limitu moms to poziom nieporównywalnie niższy niż polskie 240 000 zł zwolnienia podmiotowego obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. Praktycznie każda działalność w Danii staje się podatnikiem moms niemal od razu.
Po drugie, częstotliwość. Mała duńska firma rozlicza VAT dwa razy w roku, podczas gdy polski przedsiębiorca wysyła JPK_V7 co miesiąc. Po trzecie, kierunek cyfryzacji jest podobny, ale narzędzia różne: Dania nakazuje prowadzenie ksiąg w certyfikowanym systemie księgowym, Polska wprowadza obowiązkowe e-faktury w KSeF — od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Firma działająca w obu krajach musi spełnić oba wymogi, bo jeden nie zastępuje drugiego.
Warto też pamiętać o rzeczy pozornie drobnej: kluczem do duńskiej administracji jest podpis cyfrowy MitID powiązany z numerem CPR lub uprawnieniami w firmie. Bez niego nie da się złożyć deklaracji w TastSelv ani sprawozdania w Erhvervsstyrelsen, a jego uzyskanie przez osobę bez duńskiego adresu potrafi zająć więcej czasu niż sama rejestracja firmy.
