Z biegiem czasu zmieniają się przepisy, sposób wystawiania i odbierania faktur, zakres automatyzacji oraz oczekiwania przedsiębiorców, którzy coraz więcej czynności chcą wykonywać w jednym systemie. W odpowiedzi na nowe potrzeby rynku, producenci rozwijają kolejne funkcje i automatyzacje w swoich programach. W Systim sierpień 2026 roku przyniósł zmiany dotyczące między innymi faktur walutowych i automatycznych rozrachunków. Na liście kolejnych planów znalazły się już dalsze usprawnienia KSeF, wersji mobilnej oraz integracji przez API. Przyjrzyjmy się dokładniej, co nowego przygotowano dla przedsiębiorców i czego możemy się spodziewać jeszcze w najbliższym czasie.
Faktury walutowe z oddzielnymi szablonami księgowania
Jedną z sierpniowych zmian jest dodanie szablonów umożliwiających oddzielne księgowanie faktur walutowych, domyślnie na konta walutowe w sprzedaży. Funkcja dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw, które regularnie rozliczają transakcje w euro, dolarach lub innych walutach i prowadzą pełną księgowość.
Szablon księgowania określa sposób, w jaki dokument ma zostać ujęty na kontach księgowych. Przy powtarzalnych transakcjach pozwala ograniczyć ręczne wybieranie tych samych ustawień dla kolejnych dokumentów. Systim już wcześniej umożliwiał definiowanie i modyfikowanie własnych szablonów księgowań. Nowe rozwiązanie rozszerza ten mechanizm o bardziej precyzyjną obsługę sprzedaży walutowej.
To kolejna zmiana związana z obsługą walut wprowadzona w ostatnich miesiącach. W lipcu przebudowano również sposób przeliczania walut na fakturach i w księgowaniach, przede wszystkim w celu ograniczenia groszowych rozbieżności powstających przy przeliczeniach.
Automatyczne rozrachunki po przebudowie
Drugą większą sierpniową zmianą jest przebudowa funkcjonalności automatycznych rozrachunków. Rozrachunki służą do kontrolowania należności i zobowiązań, a więc między innymi tego, które faktury zostały już zapłacone, jakie płatności nadal pozostają otwarte oraz z którym dokumentem należy powiązać konkretną wpłatę lub wypłatę.
Przy kilku fakturach miesięcznie takie operacje można jeszcze łatwo kontrolować ręcznie. Przy większej sprzedaży, wielu kontrahentach albo regularnych zakupach liczba dokumentów szybko rośnie. Automatyzacja rozrachunków ogranicza liczbę operacji wykonywanych przez użytkownika i ułatwia zachowanie porządku pomiędzy dokumentami a płatnościami.
Zmiana dobrze pokazuje kierunek rozwoju współczesnych systemów księgowych. Automatyzacja obejmuje już nie tylko samo wprowadzenie faktury do ewidencji. Coraz częściej dotyczy także kolejnych etapów pracy z dokumentem: księgowania, rozliczenia płatności, kontroli salda oraz przygotowania danych potrzebnych do deklaracji i raportów.
Program do samodzielnej księgowości obejmuje coraz więcej procesów
Systim może być wykorzystywany jako program do samodzielnej księgowości, program do KPiR, program do ryczałtu oraz program do pełnej księgowości. W jednym systemie można prowadzić ewidencję księgową, wystawiać faktury, rozliczać środki trwałe i amortyzację, obsługiwać VAT, księgować różnice kursowe oraz przygotowywać deklaracje i pliki JPK. Program do księgowości umożliwia również automatyczne księgowanie wybranych dokumentów, a dane można wprowadzać między innymi przez importy i API.
Dla przedsiębiorcy prowadzącego KPiR istotna jest możliwość przejścia od wystawionej faktury do zapisu księgowego bez ponownego przepisywania wszystkich danych. Systim pozwala również automatycznie księgować między innymi faktury, listy płac, rachunki czy delegacje. Program do samodzielnego prowadzenia księgowości pełni więc coraz częściej rolę narzędzia, które łączy kilka etapów obsługi dokumentu zamiast ograniczać się do prowadzenia samej księgi.
Podobny kierunek widać w pełnej księgowości. Możliwość stosowania szablonów księgowych, obsługi kont walutowych czy automatycznych rozrachunków ma znaczenie przede wszystkim tam, gdzie miesięcznie księgowanych jest wiele podobnych operacji. Każda reguła, którą można ustawić raz i później wykorzystywać przy kolejnych dokumentach, ogranicza liczbę powtarzalnych czynności.
Co jeszcze ma pojawić się w Systim?
Lista planów rozwoju Systim obejmuje obecnie kilka obszarów. Producent zapowiada dalszą rozbudowę wersji mobilnej, możliwość tworzenia własnych kategorii kosztów, usprawnienia importu danych z KSeF, rozwój API i pluginów oraz zmiany w panelu służącym do zarządzania kontami firm. Część pomysłów pochodzi również od użytkowników programu.
Szczególnie istotny pozostaje KSeF. Samo odbieranie i wysyłanie faktur przez system państwowy rozwiązuje tylko część pracy związanej z dokumentem. Dla przedsiębiorcy prowadzącego księgowość większe znaczenie ma cały dalszy proces: pobranie danych, przypisanie właściwego sposobu księgowania, ujęcie dokumentu w odpowiedniej ewidencji i jego późniejsze rozliczenie.
Zapowiadane usprawnienia importu z KSeF mogą więc wpływać bezpośrednio na codzienną pracę użytkowników programu księgowego. Systim już obecnie rozwija integrację z KSeF, a w ostatnich miesiącach pojawiały się między innymi zmiany w diagnostyce połączenia, komunikatach dotyczących błędów przy pobieraniu faktur czy eksporcie przelewów z poziomu zakładki KSeF.
Wersja mobilna, API i własne kategorie kosztów
Rozbudowa wersji mobilnej odpowiada na inną zmianę w sposobie prowadzenia firmy. Faktura, płatność czy dokument kosztowy coraz częściej trafiają do przedsiębiorcy poza biurem. Dostęp do części funkcji księgowych z telefonu pozwala zająć się dokumentem wtedy, gdy faktycznie się pojawia, zamiast odkładać wszystkie operacje do późniejszej pracy przy komputerze.
Dla bardziej rozbudowanych firm większe znaczenie może mieć rozwój API i pluginów. API pozwala przekazywać dane do programu księgowego z innych systemów używanych w przedsiębiorstwie. Systim umożliwia już wprowadzanie w ten sposób dokumentów i księgowań, a dalsze usprawnienia mają rozbudować możliwości integracyjne.
Własne kategorie kosztów są z kolei funkcją prostszą, ale przydatną przy bieżącej kontroli wydatków. Firma może dzięki nim dostosować sposób porządkowania kosztów do własnej działalności. Innych kategorii potrzebuje sklep internetowy, innych firma usługowa, a jeszcze innych przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników i posiadające flotę samochodową.
Planowane usprawnienie panelu do zarządzania kontami firm będzie szczególnie istotne dla użytkowników obsługujących więcej niż jeden podmiot. Dotyczy to między innymi biur rachunkowych, grup kapitałowych oraz przedsiębiorców prowadzących kilka działalności lub spółek.
Automatyzacja księgowości zaczyna się od drobnych czynności
Duże zmiany w programach księgowych przyciągają najwięcej uwagi, szczególnie gdy dotyczą KSeF albo nowych obowiązków podatkowych. Duża część czasu poświęcanego na księgowość znika jednak przy znacznie mniejszych operacjach wykonywanych dziesiątki lub setki razy w miesiącu.
Automatyczne przypisanie konta, właściwy szablon dla faktury walutowej, rozliczenie płatności z dokumentem czy zaimportowanie faktury bez ponownego przepisywania danych pojedynczo oszczędzają niewiele czasu. Przy całym miesiącu pracy różnica staje się już zauważalna.
Sierpniowe zmiany w Systim koncentrują się właśnie na takich procesach. Kolejne zapowiedziane funkcje wskazują, że podobny kierunek ma być kontynuowany: więcej danych ma trafiać do programu automatycznie, a użytkownik ma mieć większą możliwość dostosowania programu do sposobu prowadzenia własnej firmy.
FAQ
Jak wyjaśnia Netto-brutto portal księgowo-finansowy, w Systim od sierpnia 2026 roku dostępne są szablony, które umożliwiają oddzielne księgowanie faktur walutowych, domyślnie na konta walutowe w sprzedaży. Szablony pozwalają na automatyczne przypisanie kont księgowych przy powtarzalnych transakcjach w euro, dolarach czy innych walutach, co znacznie ogranicza konieczność ręcznego ustawiania za każdym razem takich samych parametrów. Dzięki temu przedsiębiorstwa prowadzące pełną księgowość mogą oszczędzać czas i unikać błędów związanych z ręcznym księgowaniem.
Według poradnika Netto-brutto portal księgowo-finansowy, automatyczne rozrachunki w Systim służą do kontrolowania należności i zobowiązań, pozwalając łatwiej powiązać wpłaty i wypłaty z właściwymi fakturami. Przy dużej liczbie dokumentów ręczne monitorowanie staje się uciążliwe, a automatyzacja ogranicza liczbę czynności wykonywanych przez użytkownika, poprawiając porządek i dokładność rozliczeń. Po przebudowie tej funkcji w sierpniu 2026 roku system lepiej obsługuje proces płatności i pozwala szybciej kontrolować otwarte oraz uregulowane faktury.
Systim to program, który może pełnić funkcję narzędzia do samodzielnej księgowości, KPiR, ryczałtu lub pełnej księgowości. Według Netto-brutto portal księgowo-finansowy, umożliwia nie tylko wystawianie faktur, ale także prowadzenie ewidencji, rozliczanie środków trwałych, księgowanie różnic kursowych i przygotowywanie deklaracji oraz plików JPK. Automatyczne księgowanie faktur, list płac czy delegacji oraz możliwość importu danych czy integracji przez API pozwalają płynnie przejść od faktury do zapisu księgowego bez konieczności wielokrotnego przepisywania danych.
Program Systim rozwija wersję mobilną, co pozwala na obsługę faktur, płatności i dokumentów kosztowych bezpośrednio z telefonu, nawet gdy przedsiębiorca nie jest przy komputerze. Taka możliwość umożliwia natychmiastowe reagowanie na nowe dokumenty i płatności, zamiast odkładania tych zadań na później. Rozbudowa wersji mobilnej jest odpowiedzią na rosnące potrzeby pracy zdalnej i mobilnej, co wspiera efektywne prowadzenie firmy na każdym etapie, jak wyjaśnia tekst dotyczący najnowszych zmian w Systim.
Producent Systim zapowiada dalsze usprawnienia, takie jak rozbudowa wersji mobilnej, możliwość tworzenia własnych kategorii kosztów, ulepszenia w imporcie danych z KSeF, rozwój API i pluginów oraz zmiany w panelu zarządzania kontami firm. Szczególnie ważne są usprawnienia integracji z KSeF, które poprawią pobieranie i rozliczanie faktur elektronicznych. Dodatkowo, własne kategorie kosztów pozwolą firmom lepiej dostosować ewidencję wydatków do specyfiki działalności, co docenią zarówno sklepy internetowe, jak i przedsiębiorstwa usługowe czy posiadające flotę samochodową.
