Zasiłek chorobowy z nowymi zasadami od lipca 2026 — co się zmienia

Od 1 lipca 2026 roku wchodzą w życie uproszczone zasady składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego. Zmiany dotyczą przede wszystkim formy składania dokumentów — wnioski elektroniczne zyskują pełną moc prawną na równi z papierowymi. Poniżej omawiamy, kto wypłaca zasiłek chorobowy, jak prawidłowo złożyć wniosek i jakie terminy obowiązują pracodawców.

Kto wypłaca zasiłek chorobowy — pracodawca czy ZUS?

Zasada jest prosta i zależy od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez danego płatnika składek. Jeżeli płatnik (pracodawca) zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, to on samodzielnie ustala prawo do zasiłku, oblicza jego wysokość i wypłaca świadczenie.

Wyjątek stanowią osoby uprawnione do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia — w ich przypadku zasiłek zawsze wypłaca ZUS, niezależnie od wielkości płatnika.

Z kolei gdy płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób, prawo do zasiłku ustala Zakład Ubezpieczeń Społecznych i to ZUS wypłaca świadczenie bezpośrednio ubezpieczonemu.

Zasiłek chorobowy — nowe zasady składania wniosków od lipca 2026

Największa zmiana od lipca 2026 roku dotyczy sposobu składania wniosków. Dokumenty elektroniczne są teraz traktowane na równi z papierowymi — mają taką samą moc prawną. Konkretna procedura zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku.

Wniosek, gdy zasiłek wypłaca pracodawca

Jeśli zasiłek chorobowy wypłaca płatnik składek (pracodawca zatrudniający powyżej 20 ubezpieczonych), wniosek składa osoba ubezpieczona bezpośrednio do pracodawcy. Na podstawie tego wniosku pracodawca ustala prawo do zasiłku i jego wysokość.

Od lipca 2026 wniosek można złożyć:

• w formie papierowej — z własnoręcznym podpisem (tak jak dotychczas),
• w formie elektronicznej — za pośrednictwem wewnętrznych systemów pracodawcy, np. poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego, a nawet jako skan dokumentu.

To istotne ułatwienie dla pracowników, którzy nie muszą już dostarczać oryginału wniosku osobiście do działu kadr. Wystarczy wysłać dokument mailem lub przez firmowy portal HR.

Wniosek, gdy zasiłek wypłaca ZUS

Gdy zasiłek wypłaca ZUS (płatnik zgłasza do 20 osób), wniosek składa ubezpieczony bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dostępne formy to:

• postać papierowa — z własnoręcznym podpisem,
• dokument elektroniczny — złożony przez platformę PUE/eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych.

Wniosek elektroniczny do ZUS musi być podpisany jednym z następujących sposobów:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany (profil zaufany),
• podpis osobisty (e-dowód),
• podpis udostępniony przez ZUS w systemie PUE/eZUS.

Co się dzieje, gdy pracownik złoży wniosek u pracodawcy, który nie wypłaca zasiłku?

W praktyce zdarza się, że ubezpieczony składa wniosek o zasiłek (np. opiekuńczy) u swojego pracodawcy, mimo że to ZUS jest płatnikiem świadczenia. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek przekazać wniosek do ZUS.

Pracodawca może to zrobić:

• w postaci papierowej (tradycyjna korespondencja),
• jako załącznik do dokumentu elektronicznego — np. skan wniosku wysłany przez portal eZUS.

Co ważne, jeśli pracodawca prześle wersję elektroniczną, nie musi dodatkowo wysyłać wersji papierowej. ZUS potwierdził, że dokumenty przekazane elektronicznie przez płatnika składek mają pełną moc prawną — są traktowane tak, jakby ubezpieczony złożył je osobiście i podpisał własnoręcznie.

Dodatkowe dokumenty i termin przekazania do ZUS

Oprócz samego wniosku ZUS może wymagać dodatkowych dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłku. Można je złożyć w trzech formach:

• jako oryginały dokumentów,
• kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• kopie elektroniczne (skany, zdjęcia).

Pracodawca (płatnik składek), który otrzymał dokumenty od ubezpieczonego, powinien przekazać je do ZUS najpóźniej w ciągu 7 dni od daty ich otrzymania. Niedotrzymanie tego terminu może opóźnić wypłatę zasiłku.

Podsumowanie zmian — co warto zapamiętać

Zmiany obowiązujące od lipca 2026 roku mają przede wszystkim uprościć procedury i zmniejszyć biurokrację. Oto najważniejsze punkty:

• Wnioski o zasiłek chorobowy można składać elektronicznie — zarówno do pracodawcy, jak i do ZUS.
• Dokumenty elektroniczne mają taką samą moc prawną jak papierowe.
• Pracodawca zgłaszający powyżej 20 ubezpieczonych sam ustala prawo do zasiłku i go wypłaca. Przy 20 lub mniej ubezpieczonych — robi to ZUS.
• Pracodawca, który otrzyma wniosek, ale nie jest płatnikiem zasiłku, musi przekazać go do ZUS w ciągu 7 dni.
• Wniosek elektroniczny do ZUS wymaga podpisu kwalifikowanego, zaufanego, osobistego lub podpisu z systemu PUE/eZUS.

Jeśli chcesz sprawdzić, ile wynosi Twoje wynagrodzenie netto po odliczeniu składek na ubezpieczenie chorobowe, skorzystaj z kalkulatora na netto-brutto.eu.