Kadry to skarb każdej firmy. Choć utrzymywanie ich wiąże się z ogromnymi przychodami, to jednak wymagają one prowadzenia stosownej dokumentacji kadrowej. Bez niej przedsiębiorstwa zatrudniające nawet garstkę ludzi nie poradzą sobie w gąszczu przepisów i regulacji prawnych.

Prowadzenie usług kadrowych to jedno z głównych zadań, jakie stoją przed biurami rachunkowymi. Jednak samo pojęcia "kadr" jest bardzo uogólnione.

Usługi kadrowe - czym one są?

Prowadzenie usług kadrowych obejmuje wszystkich pracowników zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Obejmuje ono szereg czynności specjalistycznych, wśród których można wyróżnić między innymi:

  1. Rejestracja podmiotu w ZUS - każdy podmiot gospodarczy musi być zarejestrowany w ZUS-ie. Nawet, jeśli zatrudnia on zaledwie jedną osobę. Pamiętajmy, że nawet właściciel przedsiębiorstwa jest członkiem kadr i również musi być stosownie zewidencjonowany w ZUS.
  2. Rejestracja kolejnych pracowników w ZUS - każdy pracownik, który wykonuje pracę na rzecz naszej firmy, musi być zarejestrowany w ZUS. Zadanie to warto polecić biurom rachunkowym, które obsługują nasze przedsiębiorstwo. W efekcie zaoszczędzimy naprawdę dużo czasu.
  3. Prowadzenie teczek pracowniczych - biuro rachunkowe Poznań winno prowadzić zaawansowane teczki osobowe każdego z pracowników. Dlaczego zaawansowane? Ponieważ oprócz samych danych osobowych i jeszcze kilku podstawowych informacji, winny one przechowywać dane na temat posiadanych przez pracowników uprawnień, certyfikatów, dyplomów i zaświadczeń.
  4. Sporządzanie umów z zatrudnionymi przez nas pracownikami - biura rachunkowe Poznań w ramach prowadzonej działalności kadrowej są zobowiązane do przygotowywania umów z pracownikami, według wymogów stawianych przez właściciela przedsiębiorstwa. Dotyczy to wszelkich rodzajów umów - w tym też cywilnoprawnych. Sporządzanie umów powinno odbywać się z pełnym poszanowaniem przepisów prawa pracy i prawa cywilnego.
  5. Sporządzanie listy płac - biuro rachunkowe Poznań jest zobowiązane również do sporządzenia listy płac i naliczania wynagrodzeń w oparciu o tę listę. Naliczanie wynagrodzeń w oparciu o listę płac powinno obejmować nie tylko samą kwotę netto, którą wypłaca się pracownikowi. Dotyczy to również wszelkich możliwych narzutów, do zapłaty których zobowiązany jest zarówno pracodawca jak i pracownik. Co więcej - całe to zestawienie powinno być rozpisane "czarno na białym" z podziałem na konkretne pozycje płacowe.
  6. Sporządzanie deklaracji podatkowych związanych bezpośrednio z naszymi kadrami. Przepisy polskiego prawa jasno wymagają od pracodawców, by ci sporządzali szereg deklaracji podatkowych związanych bezpośrednio z kadrami w przedsiębiorstwie. Dotyczy to w głównej mierze klasycznego formularza PIT-11, który dla pracownika jest podstawą do dalszych rozliczeń z Urzędem Skarbowym.Biuro rachunkowe powinno sporządzić wymagane deklaracje i oddać je w terminie na biurko właściciela obsługiwanej firmy.

  7. Reprezentowanie Klientów przed ZUS-em i PIP-em. Biuro rachunkowe Poznań winno reprezentować swoich Klientów przed organami kontrolnymi związanymi bezpośrednio z ZUS i PIP. Przy wyborze biura rachunkowego powinniśmy wybrać takie biuro, które ma za sobą wiele pozytywnie przebytych kontroli, przeprowadzanych zarówno przez ZUS jak i PIP. W tym miejscu warto jednak podkreślić, że dużo zależy tu od woli samego pracodawcy, który powinien zapewnić pracownikom odpowiednie warunki pracy na danych stanowiskach. Nowoczesne biuro rachunkowe powinno obsługiwać kadry danego przedsiębiorstwa za pomocą nowoczesnych aplikacji ERP z wydzielonymi modułami przeznaczonymi do obsługi kadr. Przed podpisaniem umowy warto zapytać, z jakiego oprogramowania korzysta dane biuro rachunkowe. W ten sposób będziemy mieli wstępne rozeznanie, jeśli chodzi o możliwości danego biura rachunkowego. Twoje kadry i płace wymagają profesjonalnej opieki. Dlatego przed wyborem konkretnego biura sprawdź, czy warto powierzyć im jedną z najbardziej istotnych kwestii w Twoim przedsiębiorstwie.