Wyobraź sobie zwykły dzień w biurze. Ktoś przygotowuje ważny raport dla klienta na nadchodzące spotkanie, a w tle pracuje drukarka, która akurat w tym momencie postanawia odmówić posłuszeństwa. Zamiast spokojnej pracy zaczyna się gorączkowe szukanie serwisanta lub kombinowanie z tonerem. Właśnie takie sytuacje sprawiają, że coraz więcej firm rezygnuje z posiadania sprzętu na własność i stawia na wynajem urządzeń wielofunkcyjnych.

Wynajem zamiast zakupu – co się zmieniło?

Jeszcze kilka lat temu decyzja była prosta: kupujemy urządzenie i mamy problem z głowy. Tyle że to tylko teoria. W praktyce po zakupie sprzęt szybko się starzeje, a jego obsługa staje się coraz droższa. Do tego dochodzą regularne zakupy tonerów, papieru i serwisu, który jak na złość najczęściej potrzebny jest wtedy, gdy drukarka jest naprawdę niezbędna. Nic dziwnego, że w wielu firmach coraz częściej pojawia się pytanie: po co się tak męczyć, skoro można to rozwiązać inaczej?

Nowoczesna kopiarka czy drukarka laserowa to wydatek, który potrafi mocno uderzyć w firmowy budżet. Nawet kilkanaście tysięcy złotych zamrożonych w jednym urządzeniu to spore obciążenie. A gdy doliczymy do tego wszystkie ukryte, nagle okazuje się, że to, co miało być inwestycją, staje się niekończącą się listą wydatków.

W przypadku wynajmu wygląda to zupełnie inaczej. Zamiast jednorazowej dużej kwoty, firma płaci przewidywalny, stały abonament. W tej cenie zawiera się nie tylko samo urządzenie, ale często również opieka serwisowa, regularne dostawy materiałów eksploatacyjnych i wsparcie techniczne. Krótko mówiąc: płacisz i korzystasz, a wszystkie problemy bierze na siebie usługodawca.

Komfort i spokój – czyli dzierżawa w praktyce

Spójrzmy na konkretną sytuację z życia. Oto biuro rachunkowe w okresie rozliczeń podatkowych. Stosy dokumentów, nerwowa atmosfera i deadline’y wiszące nad głową. W takiej atmosferze awaria drukarki to byłby prawdziwy koszmar. Przy dzierżawie sprzętu nie musisz się tym martwić, serwis reaguje natychmiast, a w razie większego problemu dostajesz sprzęt zastępczy.

To właśnie największa przewaga dzierżawy nad zakupem – poczucie, że nie zostajesz sam z awarią. Co więcej, jeśli Twoja firma się rozwija i nagle okazuje się, że jedno urządzenie to za mało, nie musisz kupować kolejnego. Wypożyczalnia kserokopiarek oferuje elastyczność. Dziś jedno, jutro dwa, a za rok cała sieć połączonych urządzeń.

Nowoczesne narzędzia, które ułatwiają życie

Ciekawym dodatkiem do dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych od Biuro Innowacje są aplikacje wspierające zarządzanie drukiem, jak np. eKONTAKT. To proste rozwiązanie, które naprawdę potrafi odciążyć pracowników. System samodzielnie monitoruje liczniki urządzeń, automatycznie zgłasza potrzebę wymiany tonera czy przeprowadzenia serwisu, a nawet generuje faktury. Zamiast rozpisywać się w tabelkach czy pamiętać, kiedy kończy się materiał, wystarczy jedno kliknięcie.

Wynajem kopiarek – realne oszczędności i mniej stresu

Przy podejmowaniu decyzji na pierwszy plan wysuwa się oczywiście kwestia finansów, w szczególności brak ogromnych kosztów początkowych i stałe, jasne raty. Niemniej równie ważny jest czynnik psychiczny. Wynajmując urządzenia, zdejmujesz ze swoich barków całą logistykę.

Nie musisz dbać o to, żeby na czas kupić toner, nie martwisz się, że urządzenie stanie w najmniej odpowiednim momencie, nie tracisz czasu na szukanie serwisu. Twoi pracownicy mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne, a Ty jako właściciel nie musisz ciągle zerkać na budżet w obawie, że kolejna awaria przyniesie nieprzewidziane koszty.