Jak wybrać biuro rachunkowe?

Dobrze zorganizowana rachunkowość to jeden z najważniejszych elementów każdego przedsiębiorstwa. Choć samodzielne prowadzenie księgowości wydaje się doskonałą formą oszczędności, nie zawsze jest to dobry pomysł. Dokumentacja finansowa firmy musi być prowadzona prawidłowo i rzetelnie. Wymaga to doskonałej znajomości przepisów prawa podatkowego i wiedzy z zakresu rachunkowości. Nie jest to łatwe – przepisy często się zmieniają, a specyficzny język urzędowy może utrudniać ich interpretację. Takie sprawy najlepiej zostawić profesjonalistom, dlatego też wielu przedsiębiorców wybiera biuro rachunkowe. Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Czym kierować się przy wyborze i na co zwrócić szczególną uwagę?

Czym zajmuje się biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe jest dużym ułatwieniem i sprawdza się w szczególności w małych i średnich przedsiębiorstwach, które nie potrzebują jeszcze księgowej na cały etat. W tej sytuacji skorzystanie z usług firmy zewnętrznej jest doskonałym rozwiązaniem. Współpraca jest bardzo korzystna i polega niemal na takiej samej zasadzie jak w tradycyjnej księgowości.

Przekazując dokumentację finansowo-księgową w ręce specjalisty z biura rachunkowego, przenosimy na niego obowiązek prowadzenia naszych ksiąg rachunkowych i całej dokumentacji finansowej naszego przedsiębiorstwa. Biuro rachunkowe, podobnie jak zatrudniona w firmie księgowa, zajmuje się dokonywaniem rozliczeń podatkowych, sporządzaniem, oraz składaniem deklaracji firmowych oraz załatwianiem spraw urzędowych w imieniu firmy.

Zakres obowiązków biura rachunkowego zależy głównie od naszych oczekiwań. Mamy bowiem do wyboru usługi obejmujące jedynie zwykłe rozliczenia, jak również kompleksową obsługę firmy. Biuro rachunkowe może sprawować pieczę nie tylko nad księgowością firmy, ale poprowadzić także kadry i płace, świadczyć pomoc z zakresu prawa, dochodzenia należności i oferować pełne doradztwo biznesowe. Przedsiębiorca otrzyma wówczas kompleksowe wsparcie w prowadzeniu działalności gospodarczej bez konieczności zatrudniania kilku ekspertów. Współpraca z biurem rachunkowym będzie bardziej opłacalnym rozwiązaniem.

Jak wybrać najlepsze biuro rachunkowe?

Aby wybrać odpowiednie dla naszej firmy biuro rachunkowe, musimy przede wszystkim przeanalizować nasze potrzeby i dokładnie sprecyzować oczekiwania. Musimy wiedzieć, czego chcemy i czego szukamy. Wybór biura rachunkowego to trudna i odpowiedzialna decyzja – właśnie ważą się przyszłe losy księgowości naszego przedsiębiorstwa. Wybór nie może być przypadkowy. Biuro rachunkowe trzeba wybrać rozsądnie i przed podjęciem ostatecznej decyzji, porównać oferty kilku podmiotów, sprawdzić ich wiarygodność i kompetencje. Poza porównaniem kosztów warto dokonać zestawienia, biorąc pod uwagę również inne czynniki:

• Szybka i łatwa komunikacja to bardzo istotny element mający duży wpływ na komfort przyszłej współpracy. Zanim podejmiesz decyzję, koniecznie sprawdź, w jaki sposób możesz kontaktować się z biurem, czy jest możliwość kontaktu o dogodnej dla Ciebie porze i czy możesz liczyć na wsparcie specjalisty po godzinach pracy, w przypadku wystąpienia niespodziewanych problemów.
• Księgowość internetowa jest niezwykle wygodną formą współpracy, która bardzo usprawnia działania i ułatwia komunikację. Zapytaj więc, czy jest możliwość prowadzenia księgowości internetowej, oraz czy będziesz miał swobodny wgląd do dokumentacji ze swojego komputera. Bardzo istotny jest również program do wystawiania faktur, gdyż narzędzie umożliwiające wystawianie i przesyłanie dokumentów do biura rachunkowego, pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. Należy też wziąć pod uwagę, czy ilość księgowanych dokumentów jest wystarczająca dla skali naszej działalności.
• Bardzo ważne jest również to, czy biuro rachunkowe cieszy się dobrą opinią wśród swoich klientów. Ocena innych przedsiębiorców może pomóc w dokonaniu dobrego wyboru. Ważne jest bowiem, aby współpraca przebiegała przyjemnie i bezproblemowo. Biuro rachunkowe powinno też informować klientów o terminach i kwotach wszystkich jego zobowiązań.
• Niemniej ważne jest aktualne ubezpieczenie OC, które gwarantuje przedsiębiorcy bezpieczeństwo finansowe w przypadku ewentualnych błędów w rozliczeniach. Jest to szczególnie ważne, gdyż obowiązek opłacania polisy OC od prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny i sprawdzania drogą elektroniczną rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, ustalania wyników finansowych, sporządzania sprawozdań, gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych ma każde biuro, które prowadzi księgi rachunkowe. Obowiązku takiego nie ma jednak w przypadku prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów oraz sporządzania zeznań i deklaracji podatkowych. Dlatego, jeśli prowadzisz dokumentację w takiej postaci, powinieneś sprawdzić, czy wybrane przez Ciebie biuro rachunkowe posiada ważne ubezpieczenie OC.
• Czynnikiem odgrywającym kluczową rolę podczas podejmowania decyzji jest oczywiście cena usługi. Warto jednak pamiętać, że zróżnicowanie ceny często (lecz nie zawsze!) niesie ze sobą również jakość świadczonych usług. Na rynku znajdziesz wiele firm oferujących usługi w bardzo atrakcyjnej cenie, ale nie wszystkie będą na najwyższym poziomie… Dlatego podejmując ostateczną decyzję, nie kieruj się wyłącznie ceną, ale wszystkimi wymienionymi wyżej czynnikami.