Obowiązkiem przygotowania raz do roku remanentu są objęci według polskiego prawa podatkowego przedsiębiorcy, którzy muszą prowadzić w toku swojej działalności gospodarczej podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, nazywaną w skrócie KPiR. Jak powinien wyglądać remanent?

Pojęcie remanentu

Remanent określany jest inaczej spisem z natury i jest czynnością, która polega na wykazaniu w formie jednolitego, spójnego dokumentu faktycznego stanu towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i braków lub odpadów, jakie posiada dane przedsiębiorstwo. Następnym krokiem przy sporządzaniu spisu z natury jest uzgodnienie tego stanu z ilością, która wynika z odpowiednich dokumentów księgowych oraz ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorcę.  

Na podstawie obowiązujących przepisów należy wymienić składniki obowiązkowe każdego remanentu sporządzanego przez przedsiębiorcę:

• towary handlowe,

• materiały/surowce -podstawowe i pomocnicze,

• wyroby gotowe,

• półwyroby,

• produkcja w toku,

• braki i odpady,

• towary będące własnością podatnika, które znajdują się w dniu sporządzania spisu z natury poza jego zakładem,

• towary obce, które znajdują się w zakładzie podatnika - w ich przypadku nie jest konieczne dokonywanie ich wyceny, a jedynie trzeba je w sposób ilościowy wykazać w remanencie i wskazać czyją własność stanowią.

Kiedy przeprowadzić remanent?

Zgodnie z prawem spis z natury powinien być przeprowadzony nie tylko raz do roku, ale najczęściej właśnie z taką częstotliwością remanent jest sporządzany. Powinno się go jednak dokonać za każdym razem:

• na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego,

• na koniec każdego roku podatkowego,

• na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie trwania roku podatkowego,

• w razie likwidowania działalności,

• w razie zmiany wspólnika lub proporcji udziałów wspólników. 

Do Księgi Przychodów i Rozchodów remanent wpisuje się, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne lub jego sporządzenie, na podstawie przepisów właściwych, zarządził naczelnik urzędu skarbowego. 

Fakt, że remanent powinien być sporządzony w terminie 31 grudnia i 1 stycznia każdego roku podatkowego wbrew pozorom nie oznacza dwukrotnie tej samej pracy, ponieważ spis z natury na ostatni dzień roku podatkowego jest jednocześnie spisem z natury na pierwszy dzień roku następnego. Powinien wyglądać identycznie i mieć taką samą wartość. Stanowi on podstawę ustalenia wyniku finansowego przedsiębiorstwa za dany rok. 

Jakie dane zawiera spis z natury?

Podczas sporządzania remanentu należy dokonać go zgodnie z ogólnie przyjętym wzorem. Wśród obowiązkowych danych, jakie muszą się w nim znaleźć, wymienić należy:

• nazwę firmy lub dane osobowe właściciela,

• data sporządzenia spisu z natury,

• numer kolejnej pozycji arkusza, wchodzącego w skład remanentu,

• szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi z natury,

• jednostki miary,

• ceny w złotych i groszach, umieszczane za jednostką miary,

• ilość elementów stwierdzoną w czasie sporządzania spisu,

• wartość wynikająca z iloczynu ilości towaru i ceny jednostkowej,

• łączną wartość spisu z natury,

• klauzulę „Spis zakończono na pozycji ...”,

• własnoręczne podpisy osób sporządzających remanent oraz podpis właściciela zakładu bądź wszystkich wspólników w spółce. 

Rozliczanie remanentu 

Po sporządzeniu remanentu może okazać się, że nie zgadza się on z fizycznym stanem towarów w magazynie. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien dokonać rozliczenia nadwyżki lub niedoborów magazynowanych towarów odpowiednio jako przychód lub koszt jego uzyskania. Zaliczenie nadwyżki w remanencie do przychodu podatnika wynika z art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazuje on, że nieodpłatnie otrzymane świadczenia są przychodem, a nadwyżka towarów wynikająca ze spisu z natury względem ewidencji stanu magazynowego może jedynie oznaczać, że towary te zostały uzyskane przez podatnika w sposób nieodpłatny. 

Niedobory towarów będą kosztem uzyskania przychodów, jeśli istnieje związek takiego wydatku z przychodem, jego uzyskaniem lub szansą na jego uzyskanie. Jeśli strata towarów była wynikiem zdarzenia losowego, niezależnym od woli podatnika, związaną z normalnym i racjonalnym działaniem, będzie ona kosztem podatkowym. 

Po zakończeniu remanentu podatnicy prowadzący księgi przychodów i rozchodów muszą się jeszcze rozliczyć z działalności. Dochodem dla nich będzie różnica pomiędzy przychodem, a kosztem jego uzyskania. Dochód zaś będzie stanowił podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Różnica przychodów i kosztów powinna zostać dodatkowo powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego. Jeśli wartość spisu z natury początkowego jest wyższa od spisu końcowego, dochód ustalany jest jako różnica pomiędzy przychodem a kosztem podatkowym, pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego.