Płatności kartą i BLIK-iem rosną, ale w sklepach, punktach usługowych, gastronomii czy na targach gotówka wciąż codziennie trafia do kasy. Każdego wieczoru trzeba ją policzyć, porównać z raportem i przygotować do wpłaty. Podpowiadamy, jak uporządkować rozliczanie utargu, jak ograniczyć ryzyko fałszywych banknotów i kiedy zakup urządzenia do liczenia pieniędzy po prostu się zwraca.
Rozliczenie dnia: prosta procedura
Większość różnic kasowych nie wynika z nieuczciwości, tylko z pośpiechu: źle wydanej reszty, banknotu odłożonego do złej przegródki, pomyłki przy liczeniu pod koniec długiej zmiany. Kilka stałych zasad mocno ogranicza takie sytuacje:
- Stały fundusz na resztę. Rano w kasie zawsze ta sama kwota w drobnych, zapisana. Wieczorem odejmujesz ją od zawartości szuflady.
- Wypłaty z kasy w ciągu dnia. Przy większym ruchu wyjmuj nadwyżkę wysokich nominałów co kilka godzin, licz ją od razu i dokumentuj.
- Liczenie we dwie osoby. Jedna liczy, druga sprawdza i podpisuje raport kasowy.
- Porównanie z raportem dobowym kasy fiskalnej. Ewentualną różnicę zapisuj od razu, z wyjaśnieniem – później trudno ją odtworzyć.
- Wpłaty w paczkach. Banknoty segreguj według nominałów i układaj w paczki po 100 sztuk, tak jak przyjmuje je bank.
Ile kosztuje ręczne liczenie
Przeliczenie kilkuset banknotów ręcznie zajmuje kilkadziesiąt minut, a przy dwuosobowej kontroli – podwójnie. W firmie, która zamyka kasę codziennie, to kilkanaście godzin pracy miesięcznie, płaconych zwykle w nadgodzinach albo na końcu zmiany, gdy zmęczenie sprzyja pomyłkom. Do tego ryzyko przyjęcia fałszywego banknotu, którego bank nie przyjmie, a przedsiębiorca ponosi jego koszt w całości.
Liczarka do banknotów: co robi i jak wykrywa podróbki
Liczarka do pieniędzy wciąga banknoty pojedynczo z podajnika i przelicza nawet 1000 sztuk na minutę, więc utarg z całego dnia jest policzony w kilka minut. Funkcja partii odlicza paczki po 50 lub 100 banknotów do wpłaty, a funkcja sumowania podaje wartość pliku jednego nominału. Podczas liczenia czujniki sprawdzają zabezpieczenia każdego banknotu i zatrzymują urządzenie, gdy coś się nie zgadza:
- UV (ultrafiolet) – prawdziwy banknot nie świeci w świetle UV, podróbka wydrukowana na zwykłym papierze zwykle tak.
- MG (detekcja magnetyczna) – sprawdza farbę magnetyczną i nitkę zabezpieczającą, wyłapuje kopie z drukarki.
- IR (podczerwień) – odczytuje elementy widoczne tylko w podczerwieni, jedno z najtrudniejszych do podrobienia zabezpieczeń.
- CIS (czujniki obrazu) – skanują cały banknot, dzięki czemu urządzenie rozpoznaje nominał i walutę i liczy wartość mieszanego pliku.
Liczarka z czujnikami obrazu rozpoznaje nominały i liczy wartość mieszanego pliku. Źródło: HDWR
Który model wybrać
Do liczenia utargu w jednym punkcie wystarczy prosta maszynka do liczenia pieniędzy z detekcją UV, MG i IR: banknoty sortujesz według nominałów, a urządzenie liczy sztuki i sprawdza autentyczność. Jeśli przyjmujesz kilka walut, na przykład euro w miejscowości turystycznej, albo nie chcesz sortować banknotów przed liczeniem, wybierz model z czujnikami CIS, który sam rozpozna nominały i policzy wartość całego pliku. Numery seryjne banknotów przydadzą się tam, gdzie gotówkę trzeba szczegółowo rozliczać i archiwizować, na przykład w kantorze.
Kiedy się opłaca
Liczarki stołowe kosztują od około 660 zł za model do codziennego liczenia utargu do około 3000 zł za urządzenia rozpoznające nominały i waluty. Przy kilkuset banknotach dziennie oszczędność czasu liczy się w godzinach miesięcznie, a jeden zatrzymany fałszywy banknot o wysokim nominale pokrywa znaczną część ceny prostego modelu. Urządzenie jest środkiem trwałym niskiej wartości, więc w większości firm jego koszt można rozliczyć jednorazowo – szczegóły warto potwierdzić z księgowym.
Jeżeli gotówki jest niewiele i chodzi tylko o sprawdzanie pojedynczych banknotów przy kasie, wystarczy mały tester z lampą UV i detekcją magnetyczną. Przy codziennym, większym utargu liczarka zwraca się szybciej, niż wielu przedsiębiorców zakłada.
FAQ
Według Netto-brutto portalu księgowo-finansowego, najskuteczniejszą metodą jest stosowanie stałego funduszu na resztę, czyli zawsze rano wkładanie do kasy tej samej kwoty drobnych i odejmowanie jej wieczorem od zawartości szuflady. Ważne jest też wypłacanie nadwyżki wysokich nominałów co kilka godzin i dokumentowanie tych wypłat. Dodatkowo zaleca się liczenie gotówki we dwie osoby, gdzie jedna liczy, a druga sprawdza i podpisuje raport kasowy, a następnie porównanie wyniku z dziennym raportem kasy fiskalnej.
Jak wyjaśnia Netto-brutto portal księgowo-finansowy, liczarka do banknotów znacznie skraca czas liczenia nawet kilkuset banknotów, licząc je w kilka minut zamiast kilkudziesięciu minut ręcznie. Urządzenie także ogranicza błędy powstałe wskutek zmęczenia i pozwala wykrywać fałszywe banknoty dzięki czujnikom UV, MG, IR i CIS. Zakup liczarki zaczynającej się od około 660 zł opłaca się już przy codziennym utargu rzędu kilkuset banknotów, ponieważ oszczędność czasu i redukcja ryzyka fałszerstw przekładają się na realne korzyści finansowe.
Według poradnika Netto-brutto portal księgowo-finansowy, do punktu obsługującego kilka walut, np. euro i złotówki, najlepszym wyborem będzie liczarka wyposażona w czujniki CIS. Taki model samodzielnie rozpoznaje nominały i waluty oraz liczy wartość całego mieszanego pliku banknotów bez potrzeby ich ręcznego sortowania. Tego typu urządzenia są szczególnie przydatne w miejscowościach turystycznych czy kantorach, gdzie obsługuje się różne waluty i trzeba dokładnie rozliczać gotówkę.
Liczarki do banknotów wyposażone są w różne czujniki zabezpieczające: UV (ultrafiolet), które wykrywa nietypowe świecenie fałszywych banknotów, MG (detekcja magnetyczna), sprawdzającą farbę magnetyczną i nitkę zabezpieczającą oraz IR (podczerwień), która odczytuje elementy widoczne tylko w podczerwieni. Dodatkowo czujniki obrazu (CIS) skanują cały banknot, rozpoznając nominał i walutę oraz sprawdzając autentyczność. Jeżeli cokolwiek budzi podejrzenia, urządzenie automatycznie zatrzymuje się, co zwiększa bezpieczeństwo rozliczeń.
Netto-brutto portal księgowo-finansowy zaleca segregowanie banknotów według nominałów i układanie ich w paczki po 100 sztuk, ponieważ taka forma jest standardem przyjmowanym przez banki. Dzięki temu wpłata gotówki jest szybsza i łatwiejsza do rozliczenia zarówno dla przedsiębiorcy, jak i banku. W praktyce oznacza to, że po rozliczeniu dnia gotówkę należy posegregować i przygotować do wpłaty w zorganizowanych paczkach.
