Onboarding 2.0: nowoczesne strategie i narzędzia do skutecznej adaptacji nowych pracowników

Onboarding pracowników to jeden z kluczowych procesów, decydujących o sukcesie działalności każdej organizacji. Zgodnie z danymi firmy Gallup z 2022 roku, pomyślnie zrealizowany proces onboardingu zwiększa retencję pracowników o 25%, jednocześnie poprawiając ich wydajność nawet o 11%. Dziś porozmawiamy o tym, czym jest onboarding 2.0. i jak można go wdrożyć w codzienną praktykę polskich firm.

Czym jest onboarding 2.0

Onboarding 2.0 to pojęcie, które odnosi się do nowych podejść, strategii i technologii stosowanych w procesie onboardingu personelu. Stosuje się je do określenia wprowadzania nowych pracowników do firmy, ich szkolenia, i integracji z zespołem oraz kulturą organizacyjną, w którym ważną rolę pełnią innowacyjne technologie.

Na onboarding 2.0. składają się:

• Użycie nowoczesnych technologii, takich jak: sztuczna inteligencja, VR (wirtualna rzeczywistość) lub AR (rozszerzona rzeczywistość), aby ułatwić i uatrakcyjnić proces;
• Stosowanie specjalnego oprogramowania, na przykład z elementami grywalizacji (dobre przykłady można znaleźć na cleverstaff.net);
• Stosowanie metodyk Agile lub Lean do procesu onboardingu, umożliwiając ciągłe dostosowywanie i ulepszanie procesu w oparciu o informacje zwrotne od nowych pracowników;
• Zwiększenie zaangażowania pracowników poprzez grywalizację procesu onboardingu;
• Ułatwienie zdalnego onboardingu, co jest szczególnie ważne w erze zdalnej pracy, w jakiej obecnie żyjemy.

Trendy i technologie w rozwoju onboardingu 2.0

Wykorzystanie technologii w procesie onboardingu staje się coraz bardziej powszechne. Według raportu LinkedIn z 2023 roku, 82% firm wykorzystuje już technologię w swoim procesie onboardingu w porównaniu do 56% firm w 2020 roku. Dobre platformy do onboardingu pracowników mogą znacznie ułatwić ten proces i przyczynić się do zwiększenia efektywności i zaangażowania pracowników. Do najbardziej popularnych platform można zaliczyć:

• BambooHR. Jest to platforma do zarządzania zasobami ludzkimi, która oferuje narzędzia do onboardingu, rekrutacji, analizy wyników i wiele innych.
• Talmundo. Talmundo oferuje platformę do onboardingu, która jest dostosowana do urządzeń mobilnych. Ta platforma pomaga pracownikom czuć się mile widzianymi i zaangażowanymi od pierwszego dnia pracy.
• Workday. Workday funkcjonuje w postaci kompleksowej platformy do zarządzania zasobami ludzkimi, w tym prezentuje narzędzia do onboardingu.
• HireVue. To platforma do rekrutacji i onboardingu, która wykorzystuje technologie wideo i sztuczną inteligencję.
• Gusto. Gusto pomaga zarządzać zasobami ludzkimi, oferuje też narzędzia do onboardingu, płac, ubezpieczeń i inne funkcje związane z HR.

Poza platformami do onboardingu, popularnością cieszą się także aplikacje umożliwiające stały kontakt i interakcje między nowymi pracownikami a zespołem. Większość takich aplikacji jest dostępna na urządzenia mobilne i ich zadanie polega na pomocy nowemu pracownikowi w łatwy sposób zrozumieć jego obowiązki, kulturę firmy, a także nawiązać kontakt z nowymi kolegami. Wśród takich aplikacji sporą popularnością cieszą się:

• Click Boarding, która umożliwia łatwe i skuteczne wprowadzenie nowych pracowników do firmy. Aplikacja oferuje szereg narzędzi, takich jak: listy kontrolne, przypomnienia, a nawet szkolenia wideo.
• Sapling, która pomaga firmom zautomatyzować i usprawnić proces onboardingu. Umożliwia przypisywanie zadań, śledzenie postępów i zarządzanie dokumentami.
• HROnboard, która umożliwia personalizację procesu onboardingu dla każdego nowego pracownika. Daje też możliwość łatwego zarządzania zadaniami i przypomnieniami.
• Enboarder, która kładzie duży nacisk na doświadczenie pracownika. Aplikacja umożliwia tworzenie spersonalizowanych planów onboardingu, które są dostosowane do potrzeb i preferencji każdego pracownika.
• Kin HR, oferująca narzędzia do onboardingu, zarządzania czasem, oceniania wydajności i wiele innych.

Nawiązanie kontaktów i budowanie relacji w nowym miejscu pracy to kluczowy element procesu onboardingu. Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez Harvard Business Review, 35% nowych pracowników, którzy zbudowali silne relacje interpersonalne w ciągu pierwszych 3 miesięcy, było bardziej zadowolonych i skłonnych do pozostania w firmie. 

Obecnie zamiast ograniczać onboarding do pierwszych kilku dni lub tygodni pracy, pracownicy działów HR w Polsce stosują onboarding 2.0 przez znacznie dłuższy okres czasu, co pozwala pracownikom wprowadzanym przez nich na określone stanowiska lepiej zrozumieć kulturę firmy, swoją własną w niej rolę, a także poznać oczekiwania współpracowników  i przełożonych. Takie podejście warto uznać za bardzo przemyślane, gdyż według badań zrealizowanych przez firmę Deloitte w 2021 r., pracownicy, którzy dobrze rozumieją kulturę swojej organizacji, są 5-krotnie bardziej skłonni doświadczyć silnego poczucia przynależności i są o 30% bardziej zadowoleni ze swojej pracy. Ponadto dłuższy okres onboardingu obejmuje regularne sesje feedbacku i więcej interakcji z menedżerami i zespołami. 

W związku z rosnącym naciskiem na pracę zdalną i elastyczność, firmy również coraz częściej stosują narzędzia cyfrowe do onboardingu pracowników zdalnych, w tym te wymienione wyżej. Ciekawym podejściem jest także wdrożenie w praktykę organizacyjną tzw. buddy system, przy którym nowy pracownik jest parowany z bardziej doświadczonym członkiem zespołu. Ten model ma duże znaczenie szczególnie w przypadku zdalnego onboardingu, gdzie nowi pracownicy mogą mieć trudności z integracją z zespołem.

Celem onboardingu 2.0 jest nie tylko przekazać nowym pracownikom niezbędne informacje i umiejętności, ale także zapewnić im pozytywne doświadczenie, które może przyczynić się do zadowolenia z pracy i lojalności wobec firmy. Firmy, które nie boją się zmian i stosowania innowacyjnych narzędzi ten cel pomyślnie realizują!