Jak korzystać z systemu KSeF?

Wraz z kolejnymi zmianami w polskim systemie podatkowym, od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się podstawowym narzędziem do obsługi faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym. Dla firm, księgowych i biur rachunkowych to nie tylko nowy obowiązek, ale również szansa na uporządkowanie i automatyzację obiegu dokumentów. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które pomogą Ci przygotować się do zmian.

1. Co to jest KSeF?

2. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

3. Kogo dotyczy KSeF?

4. Jak korzystać z systemu KSeF?

5. Procedury awaryjne

6. Bezpieczeństwo danych i przechowywanie faktur

Co to jest KSeF?

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Prawnie obowiązującą wersją dokumentu jest faktura zapisana w systemie, natomiast kontrahent może otrzymać jej wizualizację (PDF lub wydruk z kodem QR). System pozwala zachować zgodność ze strukturą logiczną (FA(3)), automatycznie nadaje numer KSeF i eliminuje możliwość edycji wystawionych dokumentów – korekty realizuje się przez fakturę korygującą.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z systemu zostało podzielone na dwa główne etapy:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania dla dużych firm (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2025 r.) i technicznej gotowości odbierania faktur przez wszystkich podatników z wyjątkiem wyłączeń ustawowych.
• 1 kwietnia 2026 r. – powszechny obowiązek dla pozostałych podatników VAT

Kogo dotyczy KSeF?

Jak korzystać z systemu KSeF?

Korzystanie z systemu wymaga uwierzytelnienia oraz posiadania odpowiedniego oprogramowania.

Logowanie i uwierzytelnianie

Dostęp do platformy wymaga uwierzytelnienia przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczną lub certyfikat wewnętrzny KSeF. Logowanie do systemu KSeF – często nazywane po prostu jako „KSeF logowanie” – odbywa się poprzez stronę internetową lub zintegrowaną aplikację. Użytkownik musi wybrać odpowiedni sposób identyfikacji (np. Profil Zaufany dla JDG, pieczęć dla spółki) i potwierdzić tożsamość. 

Procedury awaryjne

Ministerstwo Finansów przewidziało szczególne tryby wystawiania faktur, gdy wystąpią problemy techniczne lub niedostępność systemu KSeF. Nie jest to „dowolna praca offline”, ponieważ każdy z trybów ma ściśle określone warunki i terminy dosłania faktur do KSeF:

• tryb offline24 – stosowany np. przy problemach po stronie podatnika (brak internetu, awaria systemu). Fakturę wystawia się poza KSeF, ale trzeba ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego od dnia wystawienia.

• tryb offline wynikający z problemów po stronie systemu KSeF – gdy platforma KSeF jest czasowo niedostępna (np. prace serwisowe). Faktury wystawione w tym czasie należy dosłać do KSeF najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.

• tryb awaryjny (systemowa awaria) – ogłaszany przez Ministerstwo Finansów (np. w BIP lub komunikacie systemowym). W tym przypadku faktury wystawione poza KSeF trzeba przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

We wszystkich powyższych przypadkach dopiero po przyjęciu faktury przez KSeF dokument otrzymuje numer KSeF i pełną moc prawną. Skorzystanie z trybów szczególnych powinno być uzasadnione, a podatnik powinien monitorować komunikaty o dostępności systemu publikowane przez Ministerstwo Finansów.

Bezpieczeństwo danych i przechowywanie faktur

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. Podatnik nie musi tworzyć kopii, o ile zapewnia dostęp do systemu w razie kontroli. System rejestruje wszystkie operacje, co zwiększa bezpieczeństwo.

KSeF to ważna zmiana w polskim prawie podatkowym. Odpowiednie przygotowanie pozwoli płynnie przejść na nowy system w 2026 roku. Wdrożenie KSeF wymaga od firm kompleksowego przygotowania obejmującego zarówno kwestie techniczne, jak i organizacyjne. Kluczowym punktem wyjścia jest wybór systemu finansowo-księgowego z pełną integracją z KSeF, umożliwiającego wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych. Równocześnie przedsiębiorca powinien zapewnić odpowiedni sposób uwierzytelnienia w systemie, docelowo w oparciu o certyfikaty KSeF, a przejściowo z wykorzystaniem dostępnych metod autoryzacji.