Dokumenty transportuje się na różnych odległościach zarówno celem dostarczenia do kontrahenta, jak i utylizacji. Zawsze jednak należy je odpowiednio zabezpieczyć, aby nie doszło do uszkodzenia, wycieku danych czy zagubienia. Jak w praktyce wygląda bezpieczny transport dokumentów?

Jak przygotowywane są dokumenty do transportu?

Przepisy nie określają szczegółowych rozwiązań w zakresie transportowania dokumentów firmowych, jednak wskazują, że cała procedura musi odbywać się w bezpieczny sposób. Przygotowanie dokumentów najczęściej jest obowiązkiem zlecającego transport, jednak korzystając z usług firmy zewnętrznej, można scedować na jej pracowników także ten obowiązek. Papiery wkładane są do pojemników lub pudeł, w których zostaną przewiezione do miejsca docelowego. Obecnie coraz rzadziej stosuje się kartony i innego typu “zabezpieczenia”, ponieważ są wykonane z nietrwałych materiałów. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem są bezpieczne pojemniki, w których dokumenty są składowane, a następnie transportowane w odpowiednie miejsce. Stosuje się je, gdy celem jest utylizacja, a nie na przykład dostarczenie dokumentów kontrahentowi.

Jak przewozić dokumenty i inne nośniki danych?

Bezpieczny transport dokumentów to ważne zagadnienie, któremu w praktyce poświęca się niewiele uwagi. Kluczową rolę w całej procedurze odgrywa:

  • zabezpieczenie dokumentów,
  • wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przewóz,
  • opracowanie procedur postępowania w sytuacjach nagłych,

przeszkolenie kierowców w zakresie bezpiecznego przewożenia dokumentów.

Warto pamiętać, że obecnie dokumenty mają formę nie tylko papierową, ale również elektroniczną, dlatego coraz częściej przewozimy nośniki danych, takie jak dyski twarde czy płyty. W tym przypadku cel jest dokładnie taki sam - zapewnienie ochrony aż do momentu prawidłowej utylizacji.

Jak uniknąć przewożenia dokumentów?

Choć przewożenie dokumentów może odbywać się w całkowicie bezpieczny sposób, wielu przedsiębiorców chciałoby uniknąć tego typu procedur, głównie jeśli chodzi o przewóz na dalekie odległości. Jest to możliwe dzięki usłudze mobilnego niszczenia dokumentów, o której więcej można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/mobilne-niszczenie-dokumentow/. W tym przypadku utylizacja odbywa się pod siedzibą zleceniodawcy, a wszystko dzięki pojazdom wyposażonym w odpowiednie urządzenia. Jeśli chodzi o przewożenie dokumentów celem dostarczenia do kontrahenta, to tego obowiązku również można uniknąć dzięki dokumentacji elektronicznej. Oczywiście, należy wtedy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie plików, które odbywają zupełnie inną, wirtualną podróż. Cyfryzacja to przyszłość polskich przedsiębiorstw, dlatego warto zainwestować w różnego typu systemy zabezpieczające, oszczędzając tym samym czas, a w przyszłości również pieniądze.