Zarządzanie dokumentami w banku to proces znacznie bardziej skomplikowany niż w wielu innych firmach. Powodem tego jest całkowicie odmienny rodzaj prowadzonej działalności jak również bardzo duży nacisk na ochronę danych osobowych klientów jak również wszystkich dokumentów w firmie.

Placówki i ich dostęp

Wiele banków posiada dzisiaj wiele placówek, rozlokowanych w różnorodnych miastach. Dokumenty musza więc być dla nich dostępne, a ich przesyłanie w formie papierowej nie jest możliwe, przede wszystkim ze względu na zbyt dużą ilość czasu. Obecnie banki powszechnie korzystają z elektronicznego zarządzania dokumentami, zarówno we własnym zakresie jak tez korzystając z usług firm zewnętrznych. Po wytworzeniu dokumentu lub jego wpływie do banku jest on przekazywany do wprowadzenia do systemu. Dzięki temu jest dostępny w ciągu dość krótkiego czasu dla wszystkich zainteresowanych podmiotów i dla wszystkich placówek bankowych.

Umowy i ich obieg

http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow
Pewną odmienną grupą dokumentów bankowych są umowy, przede wszystkim kredytowe. Podpisanie jej zazwyczaj powinno być poprzedzone złożeniem wniosku, który następnie musi uzyskać akceptację odpowiednich osób lub komórek w banku. W zależności od tego trafia do właściwej osoby lub jest przesyłany do odpowiedniego oddziału. Po zaakceptowaniu wniosku trafia podpisywana jest umowa. W znacznej większości w czasie obowiązywania umowy, czyli na przykład w okresie spłaty kredytu jej oryginał przechowywany jest w placówce, w której doszło do podpisania umowy. Jest on wprowadzana do systemu, jednakże po dokonaniu tej czynności jest zwracana do właściwej placówki. Po zakończeniu umowy przez określony przepisami czas musi być ona przechowywana przez bank w postaci oryginału, jednakże może być przekazana do archiwum.

Samodzielnie czy zewnętrznie


Banki dzisiaj w sporej większości korzystając z usług firm zewnętrznych jak chodzi o zarządzanie dokumentami. To one dbają o ich wprowadzanie do systemu jak również o ich przekazywanie do odpowiednich placówek. Często także świadczą usługę polegającą na bieżącym przechowywaniu dokumentacji, czyli takiej, która nie może jeszcze zostać przekazana do archiwum.