Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga prawidłowych rozliczeń podatkowych. Ponieważ jednak nierozliczenie się grozi np. karnymi sankcjami skarbowymi, a błąd w rozliczeniu grozi np. zawyżonym podatkiem, wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie swojej rachunkowości podatkowej biurom rachunkowym. Oczywiście nie jest obojętne, które biuro wybierzemy – w końcu od tego będzie zależeć nasza sytuacja podatkowa – dlatego warto wiedzieć, na co przy takim wyborze zwracać szczególną uwagę.

Nie oszczędzajmy na bezpieczeństwie

Najważniejsze to nie oszczędzać na sprawach bezpieczeństwa. Sprawdźmy więc, czy dane biuro:

  • Posiada certyfikat księgowy wystawiony przez polskie Ministerstwo Finansów?
  • Posiada wykupione OC i inne ubezpieczenia (obejmujące możliwie najszerszy zakres usług)?
  • Przechowuje dane klientów w sposób bezpieczny?

Szczególnie istotne jest tu pytanie o ubezpieczenia, ponieważ – bez względu na to, co mówi umowa z biurem – to podatnik ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniach. Im więc wyższe ubezpieczenie, im większy zakres usług biura ono obejmuje, tym większa szansa, że – w razie ewentualnych błędów – otrzymamy odszkodowanie rekompensujące wszystkie poniesione straty.

Stosunek do klienta

Doświadczenie uczy, że nie warto wybierać biura rachunkowego, które podchodzi do klienta nieindywidualnie, ale raczej masowo. Najlepiej więc, gdy biuro przypisze do naszej działalności jednego księgowego, z którym kontakt będzie możliwy także po godzinach pracy (to ważne, bo niektóre biura oferują taką możliwość jedynie do np. 17:00!), który będzie znał naszą sytuację i który osobiście zajmie się naszą dokumentacją. Jest to sytuacja zdecydowanie lepsza niż np. powierzanie dokumentów dodatkowym pośrednikom, mającym je dopiero przekazać księgowemu (a takie coś również się zdarza, i to wcale nierzadko!).

Księgowy – jak i szerzej: każdy pracownik wybranego przez nas biura rachunkowego – powinien mieć też odpowiednie kompetencje, przede wszystkim w prowadzeniu takich firm jak nasza. Pamiętajmy bowiem, że jeżeli dane biuro obsługiwało wcześniej tylko duże przedsiębiorstwa, a my mamy małą firmę, to ryzyko popełnienia błędów wynikających z braku doświadczenia jest zdecydowanie większe niż w sytuacji odwrotnej.

Zakres usług

Każdy przedsiębiorca wie, że jego działalność może się rozwinąć w różnych kierunkach, dlatego warto wybierać biura o szerokim zakresie usług, w tym także usług dodatkowych. Co więc powinno zaoferować nam dobre biuro rachunkowe? M. in.:

  • prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów;
  • przedstawicielstwo w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i w Urzędzie Skarbowym;
  • fachowe doradztwo w zakresie podatkowym i nie tylko;
  • korektę błędów biura, z którym współpracowaliśmy wcześniej;
  • tworzenie potrzebnych umów;
  • prowadzenie rejestru płatności;
  • umożliwianie wglądu do dokumentów drogą elektroniczną;
  • wykonywanie stosownych raportów;
  • wysyłanie przypomnień o płatnościach;

Jeszcze raz więc: od wyboru biura rachunkowego będzie zależeć sytuacja podatkowa naszej firmy, dlatego warto poświęcić na to odpowiednio dużo czasu i uwagi.