Wpłaty na PFRON a liczba zatrudnionych – kto płaci, ile i jak legalnie zejść do zera

Wpłata na PFRON potrafi zaskoczyć rosnącą firmę bardziej niż niejeden podatek: pojawia się automatycznie w miesiącu, w którym zatrudnienie sięgnie 25 etatów, nikt nie wystawia za nią decyzji ani wezwania, a jej wysokość rośnie co kwartał razem z płacami w gospodarce. Poniżej cały mechanizm: kto płaci, jak policzyć kwotę co do złotówki, kto jest zwolniony i jak wygląda rachunek „zatrudnić czy płacić”.

Kto w ogóle podlega wpłatom: próg 25 etatów i wskaźnik 6%

Obowiązek wynika z art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Miesięcznych wpłat na Fundusz dokonuje pracodawca, który spełnia łącznie dwa warunki:

• zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy — czyli liczą się etaty, nie głowy; 50 osób na pół etatu to 25 etatów i próg jest osiągnięty, ale 30 osób na ćwierć etatu to 7,5 etatu i obowiązku nie ma,
• nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% (dla części podmiotów — 2%, o czym niżej).

Oba parametry bada się co miesiąc, niezależnie od poprzednich. Firma, która w styczniu miała 24,8 etatu, a w lutym 25,1 — za luty podlega wpłacie (jeśli nie ma wskaźnika), za styczeń nie. Każdy pracodawca, który osiągnął 25 etatów, ma przy tym obowiązek zarejestrować się w PFRON przez system e-PFRON2 — także wtedy, gdy dzięki wskaźnikowi nic nie płaci.

Wzór na wpłatę i aktualna kwota bazowa

Wysokość miesięcznej wpłaty wyznacza wzór z art. 21 ust. 1, który PFRON zapisuje tak:

K = 0,4065 × PW × (ZOG × 6% − ZON)

gdzie PW to przeciętne wynagrodzenie, ZOG — zatrudnienie ogółem w etatach, a ZON — zatrudnienie osób niepełnosprawnych w etatach. Nawias to po prostu liczba etatów, których brakuje do 6-procentowego wskaźnika. Stany zatrudnienia wykazuje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przeciętne wynagrodzenie ma tu ścisłą definicję ustawową (art. 2 pkt 4): jest to przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, ogłaszane komunikatem Prezesa GUS — i obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po ogłoszeniu. Komunikaty ukazują się w lutym, maju, sierpniu i listopadzie, więc podstawa wpłat zmienia się cztery razy w roku: w marcu, czerwcu, wrześniu i grudniu.

Zgodnie z komunikatem Prezesa GUS z 11 maja 2026 r. przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2026 r. wyniosło 9 562,88 zł — ta kwota jest podstawą wpłat za okres od czerwca do sierpnia 2026 r. Każdy brakujący etat kosztuje więc 0,4065 × 9 562,88 zł = 3 887,31 zł miesięcznie. Od wpłat za wrzesień podstawą będzie kwota za II kwartał 2026 r. z kolejnego komunikatu.

Przykład: ile płaci firma bez ani jednego pracownika z orzeczeniem

Firma zatrudnia równo 100 etatów, w tym zero osób niepełnosprawnych. Do wskaźnika 6% brakuje jej 100 × 0,06 = 6 etatów. Wpłata za miesiąc: 0,4065 × 9 562,88 zł × 6 = 23 323,86 zł, po zaokrągleniu do pełnych złotych 23 324 zł. W skali roku to blisko 280 tys. zł — równowartość kilku pełnych etatów, wydana wyłącznie na to, żeby niczego nie zmieniać.

* Według podstawy 9 562,88 zł, obowiązującej dla wpłat za czerwiec–sierpień 2026 r.; kwoty rosną wraz z każdym kwartalnym komunikatem GUS.

Jeśli ta sama firma zatrudni 3 osoby z orzeczeniem na pełnych etatach, brakować będzie już tylko 3 etatów i wpłata spadnie do 11 662 zł. Przy 6 etatach — do zera.

Jak poprawnie policzyć stan zatrudnienia

Najwięcej błędów w deklaracjach bierze się nie ze wzoru, tylko z ustalenia ZOG i ZON. Zasady są następujące:

• Tylko pracownicy. Do stanu zatrudnienia wchodzą osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy. Zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł i współpracujący na B2B nie liczą się ani do ZOG, ani do ZON — firma z 20 etatami i 30 zleceniobiorcami wpłatom nie podlega.
• Etaty, nie osoby. Pracownik na 3/4 etatu to 0,75; wyniki podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
• Zamknięty katalog wyłączeń (art. 21 ust. 5). Ze stanu zatrudnienia wyłącza się osoby niepełnosprawne przebywające na urlopach bezpłatnych oraz osoby pełnosprawne: zatrudnione w celu przygotowania zawodowego, na urlopach rodzicielskich i wychowawczych, nieświadczące pracy w związku ze służbą wojskową lub zastępczą, uczestników OHP, pobierające świadczenie rehabilitacyjne oraz przebywające na urlopach bezpłatnych udzielanych na podstawie odrębnych ustaw.
• Czego się nie wyłącza: osób na zwolnieniach lekarskich, na urlopie macierzyńskim czy wypoczynkowym. Skoro nie ma ich w katalogu, pozostają w ZOG — to jeden z najczęstszych błędów zawyżających albo zaniżających deklaracje.

Po stronie ZON liczy się wyłącznie udokumentowana niepełnosprawność. Zgodnie z art. 2a pracownika wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia — nie od daty jego wydania ani tym bardziej od dnia zatrudnienia. Przy kolejnym orzeczeniu potwierdzającym ciągłość niepełnosprawności możliwe jest wliczenie wstecz: od dnia złożenia wniosku (jeśli złożono go najpóźniej dzień po wygaśnięciu poprzedniego orzeczenia), a niezależnie od daty wniosku — do 3 miesięcy przed przedstawieniem orzeczenia pracodawcy.

Kto płaci mniej, a kto wcale: wskaźnik 2% i zwolnienia

Ustawa różnicuje wymagany wskaźnik i przewiduje pełne zwolnienia:

• Wskaźnik 2% zamiast 6% obowiązuje publiczne i niepubliczne uczelnie, szkoły, przedszkola i inne formy wychowania przedszkolnego, placówki opiekuńczo-wychowawcze, regionalne placówki opiekuńczo-terapeutyczne, interwencyjne ośrodki preadopcyjne, placówki resocjalizacyjne oraz żłobki i kluby dziecięce (art. 21 ust. 2b). Co ciekawe, ich wskaźnik liczy się jako sumę wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych i podwojonego wskaźnika niepełnosprawnych uczniów, studentów czy wychowanków — szkoła może więc „wyjść na zero” częściowo dzięki strukturze uczniów.
• Jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i instytucje kultury miały wskaźnik obniżany przejściowo — od 2008 r. obowiązuje je pełne 6% (art. 21 ust. 2a).
• Całkowicie zwolnione są niedziałające dla zysku: domy pomocy społecznej, hospicja, zakłady opiekuńczo-lecznicze oraz publiczne i niepubliczne jednostki, których wyłącznym przedmiotem działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad nimi (art. 21 ust. 2e).
• Wpłat nie dokonują też pracodawcy w upadłości (ust. 3), a obowiązek w ogóle nie dotyczy placówek dyplomatycznych, urzędów konsularnych oraz przedstawicielstw i misji zagranicznych (ust. 6).

Uwaga na często powtarzany mit: nie istnieje sztywny „obniżony wskaźnik 2%” za zatrudnianie osób ze schorzeniami szczególnymi. Mechanizm jest inny. Rozporządzenie z 18 września 1998 r. pozwala obniżyć wymagane 6%, gdy pracodawca zatrudnia osoby ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy — katalog obejmuje m.in. chorobę Parkinsona, stwardnienie rozsiane, paraplegię, tetraplegię i hemiplegię, ślepotę i niedowidzenie, głuchotę, nosicielstwo HIV i AIDS, epilepsję, przewlekłe choroby psychiczne, upośledzenie umysłowe, miastenię oraz późne powikłania cukrzycy. Etaty takich pracowników mnoży się przez 3 (stopień znaczny) lub przez 2 (umiarkowany), sumę dzieli przez zatrudnienie ogółem, a uzyskany procent odejmuje od 6%. Jeden pracownik ze znacznym stopniem i schorzeniem z listy „pracuje” więc we wskaźniku potrójnie.

Ulga z art. 22: zakupy, które obniżają wpłatę nawet o połowę

Drugi legalny sposób redukcji nie wymaga zmian w zatrudnieniu. Wpłata ulega obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi (z wyłączeniem handlu) od tzw. sprzedającego — podmiotu, który sam intensywnie zatrudnia osoby z niepełnosprawnością. Status sprzedającego mają: zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na etaty oraz inni pracodawcy od 25 etatów — pod warunkiem że wskaźnik zatrudnienia osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności lub umiarkowanym z orzeczoną chorobą psychiczną, upośledzeniem umysłowym, całościowymi zaburzeniami rozwojowymi lub epilepsją oraz niewidomych wynosi u nich co najmniej 30%.

Warunki po stronie kupującego są trzy: zakup udokumentowany fakturą, zapłata w terminie z faktury (przy przelewie liczy się data obciążenia rachunku nabywcy) oraz otrzymanie od sprzedającego informacji o kwocie obniżenia (druk INF-U). Od 1 marca 2026 r. mechanizm wystawiania INF-U działa na nowych zasadach: informację wystawia się na wniosek nabywcy, składany jednorazowo (pisemnie, elektronicznie lub w formie dokumentowej) — po jego złożeniu sprzedający wystawia INF-U po każdej terminowo opłaconej fakturze, najpóźniej do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności.

Limity są dwa i działają jednocześnie: w danym miesiącu ulga może pokryć maksymalnie 50% wpłaty należnej za ten miesiąc, a kwota obniżenia z jednej faktury nie może przekroczyć 50% jej wartości netto. Niewykorzystaną ulgę można rozliczać przez 6 miesięcy od uzyskania INF-U — potem przepada. Wysokość ulgi wylicza sprzedający według ustawowego wzoru opartego na wynagrodzeniach jego niepełnosprawnych pracowników i udziale nabywcy w jego przychodach — dwie faktury na tę samą kwotę od różnych sprzedających mogą więc dać zupełnie różne obniżenia i warto o ich skalę pytać przed wyborem kontrahenta.

Od wpłat należnych za ostatnie okresy doszła jeszcze jedna, mało znana obniżka: pracodawca spoza sektora publicznego posiadający certyfikat dostępności, o którym mowa w ustawie o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, płaci wpłaty niższe o 5% (art. 21 ust. 8).

Deklaracje DEK, e-PFRON2 i terminy

Wpłaty dokonuje się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące obowiązek — razem z deklaracją miesięczną składaną wyłącznie elektronicznie, przez system e-PFRON2 (pracodawca.e-pfron.pl). Standardowy pracodawca składa deklarację DEK-I-0; jednostki z art. 21 ust. 2a — DEK-I-a, a placówki oświatowe i żłobki z ust. 2b — DEK-I-b. Do tego dochodzi deklaracja roczna.

Obowiązki sprawozdawcze mają też ci, którzy nic nie płacą: pracodawcy osiągający wymagany wskaźnik oraz jednostki zwolnione składają comiesięczne i roczne informacje o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2f) — w tych samych terminach, do 20. dnia miesiąca i do 20 stycznia za rok poprzedni. Osiągnięcie 6% zwalnia z wpłat, ale nie z papierologii.

Co grozi za brak wpłaty

Do wpłat na PFRON stosuje się odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej, a uprawnienia organu podatkowego wykonuje Prezes Zarządu Funduszu (art. 49 ust. 1). W praktyce oznacza to:

• odsetki za zwłokę naliczane jak od zaległości podatkowych,
• egzekucję administracyjną — tytuł wykonawczy wystawia Prezes Zarządu PFRON (art. 49 ust. 3),
• możliwość odroczenia terminu lub rozłożenia na raty na wniosek pracodawcy, ale z opłatą prolongacyjną (art. 49 ust. 5c–5d),
• umorzenie zaległości wyłącznie przy całkowitej nieściągalności — to znacznie ostrzejszy standard niż w podatkach, gdzie wystarczy ważny interes podatnika (art. 49 ust. 5a),
• skutek uboczny, o którym mało kto pamięta: zaległości wobec Funduszu przekraczające łącznie 100 zł powodują wstrzymanie wypłaty dofinansowań do wynagrodzeń do czasu ich uregulowania (art. 26a ust. 8), a nieuregulowane do 31 stycznia następnego roku — definitywną odmowę wypłaty za wstrzymany okres.

Druga strona medalu: dofinansowanie wynagrodzeń z art. 26a

System działa w obie strony. Ten sam pracodawca, który przy braku wskaźnika płaci, po zatrudnieniu osób z orzeczeniem może otrzymywać z PFRON miesięczne dofinansowanie do ich wynagrodzeń:

* Orzeczona choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsja oraz osoby niewidome (art. 26a ust. 1b).

Kwoty przysługują proporcjonalnie do wymiaru etatu i nie mogą przekroczyć 90% faktycznych kosztów płacy (75% u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą — dofinansowanie jest pomocą publiczną, stąd też m.in. wymóg wykazania efektu zachęty). Trzy pułapki formalne: dofinansowanie nie przysługuje pracodawcy od 25 etatów, który nie osiąga wskaźnika 6% (art. 26a ust. 1a) — duża firma musi najpierw dojść do wskaźnika, żeby w ogóle sięgnąć po pieniądze; nie przysługuje na pracowników ze stopniem umiarkowanym lub lekkim mających ustalone prawo do emerytury; przepada też przy kosztach płacy poniesionych z opóźnieniem przekraczającym 14 dni. Wnioski obsługuje system SODiR. Odrębnym reżimem — z zakładowym funduszem rehabilitacji i dodatkowymi obowiązkami w zamian za status — rządzą się zakłady pracy chronionej, które muszą utrzymywać wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie co najmniej 50% (albo 30% osób niewidomych, psychicznie chorych lub upośledzonych umysłowo).

Rachunek: zatrudnić czy płacić?

Wróćmy do firmy ze 100 etatami. Wariant „nic nie robię” kosztuje ją 23 324 zł miesięcznie. Wariant „rekrutuję do wskaźnika”: 6 pracowników z umiarkowanym stopniem na pełnych etatach. Efekt jest podwójny — wpłata spada do zera, a po osiągnięciu wskaźnika firma nabywa prawo do dofinansowań: 6 × 1 550 zł = 9 300 zł miesięcznie (więcej przy schorzeniach szczególnych). Różnica w wyniku: 32 624 zł miesięcznie, ok. 390 tys. zł rocznie — przy założeniu, że firma i tak potrzebuje tych rąk do pracy, bo pensje płaci w obu wariantach. Sedno rachunku: to nie „dodatkowy koszt zatrudnienia”, tylko decyzja, czy część naturalnej rekrutacji skierować do kandydatów z orzeczeniem.

Jeśli rekrutacja jest niemożliwa lub rozciągnięta w czasie, pozostaje wariant pośredni: przeniesienie części zakupów (usługi sprzątania, ochrony, poligrafii, produkcji) do sprzedających z art. 22 i regularne obniżanie wpłaty nawet o połowę — bez zmiany jednego etatu.

Typowe błędy w rozliczeniach z PFRON

• Liczenie osób zamiast etatów — zarówno przy progu 25, jak i we wskaźniku.
• Rozszerzanie katalogu wyłączeń. Wyłącza się tylko przypadki z art. 21 ust. 5; osoby na L4 i urlopach macierzyńskich zostają w stanie zatrudnienia.
• Wliczanie zleceniobiorców do ZON. Orzeczenie zleceniobiorcy nie poprawia wskaźnika — liczą się wyłącznie pracownicy.
• Wliczanie pracownika od daty wydania orzeczenia zamiast od dnia jego przedstawienia pracodawcy (art. 2a) — i odwrotnie: niewykorzystanie doliczenia wstecz przy kolejnych orzeczeniach.
• Zapłata faktury po terminie — odbiera prawo do ulgi z art. 22 w całości, nawet przy jednodniowym opóźnieniu.
• Przeterminowane INF-U. Ulga żyje 6 miesięcy od uzyskania informacji o kwocie obniżenia; „uzbierane” stare INF-U nie pomniejszą bieżącej wpłaty.
• Brak informacji INF po osiągnięciu wskaźnika. Zwolnienie z wpłat nie zwalnia ze sprawozdawczości miesięcznej i rocznej.
• Ignorowanie drobnych zaległości — już 100,01 zł długu wobec Funduszu wstrzymuje wypłatę dofinansowań do wynagrodzeń.