Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego przedsiębiorcy – zarówno tego, który zatrudnia kilku, jak i kilkunastu czy kilkuset pracowników. Wraz z rozwojem firmy sprawa staje się coraz bardziej skomplikowana. Stale poszerzające się grono klientów to dobry moment, by zrobić listę priorytetów, które usprawnią działanie przedsiębiorstwa i być może ułatwią podjęcie decyzji o oddelegowaniu niektórych obowiązków do innych osób lub firm zajmujących się outsourcingiem.
Kadry i płace pod kontrolą – jak to zrobić?
Im więcej osób w firmie, tym trudniej samodzielnie podołać wszystkim obowiązkom związanym z prowadzeniem kadr i płac. A jest ich sporo! Przedsiębiorca jest zobowiązany m.in. do prowadzenia ewidencji danych osobowych pracowników i czasu pracy, kontroli terminowości badań lekarskich, sporządzania umów cywilnoprawnych i listy płac, przygotowywania deklaracji podatkowych w terminie, a także przedstawienia odpowiednich dokumentów w razie kontroli.
Prowadzenie kadr i płac na własną rękę wymaga także zadbania o bezpieczeństwo danych pracowników i klientów. Wbrew pozorom na ataki hakerów są narażone nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale także firmy z sektora MŚP. Dobre praktyki, które warto stosować nie tylko w pracy, ale także na co dzień, to m.in. zainstalowanie oprogramowania antywirusowego na każdym urządzeniu mającym podłączenie do Internetu (także mobilnym!), częsta zmiana haseł i zapisywanie plików w chmurze.
Wielu przedsiębiorców od samego początku powierza kadry i płace w ręce fachowców. Dzięki temu mogą poświęcić więcej czasu na realizowanie bieżących zadań i rozwój firmy. Niektórzy decydują się na zatrudnienie pracownika na etacie lub oddelegowanie obowiązków kadrowo-płacowych do firmy zewnętrznej, dopiero gdy firma zaczyna zdobywać nowych klientów i świętować kolejne sukcesy (ale okazuje się, że doba wciąż ma tylko 24 godziny). Stają wówczas przed dylematem: stworzyć nowe stanowisko pracy czy skorzystać z usług biura rachunkowego?
Prowadzenie kadr i płac – księgowy na etacie czy firma zewnętrzna?
To pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców (zwłaszcza w dobie pandemii koronawirusa). Stworzenie nowego stanowiska pracy to spora inwestycja. Do pensji dla pracownika na etacie trzeba doliczyć m.in. składki zdrowotne i składki na ubezpieczenie społeczne. Do tego dochodzi również koszt wyposażenia stanowiska pracy i regularnych szkoleń. Dla wielu firm ze stosunkowo niedużym dochodem to bariera nie do pokonania.
Coraz większą popularnością cieszy się prowadzenie kadr i płac przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Biuro rachunkowe przejmuje wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe. Specjaliści z firmy zewnętrznej dbają również o bezpieczeństwo danych pracowników, doradzają i reprezentują firmę w razie kontroli. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy mogą poświęcić więcej czasu na prowadzenie biznesu.
| Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z businessmind.pl |
FAQ
Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję danych osobowych pracowników, kontrolować terminowość badań lekarskich, sporządzać umowy cywilnoprawne oraz listy płac, przygotowywać deklaracje podatkowe oraz przedstawiać odpowiednie dokumenty w razie kontroli.
Tak, wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing kadr i płac, co pozwala im skupić się na bieżących zadaniach i rozwijaniu firmy, zamiast zajmować się obowiązkami kadrowo-płacowymi.
Zatrudnienie księgowego wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak składki na ubezpieczenie społeczne oraz wyposażenie stanowiska pracy. Wiele firm optuje więc za korzystanie z biura rachunkowego, które przejmuje wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe.
Warto zainstalować oprogramowanie antywirusowe, często zmieniać hasła oraz zapisywać pliki w chmurze, co pomoże zabezpieczyć dane przed atakami hakerskimi.
