Zasiłek chorobowy nie jest liczony od pensji z umowy, tylko od podstawy wymiaru — a te dwie kwoty potrafią się rozjechać o kilkaset złotych. Reguły są rozpisane w rozdziale 8 ustawy zasiłkowej, przepis po przepisie: co uśredniać, co wliczać, co uzupełniać i kiedy zaczynać liczenie od nowa. Poniżej cały mechanizm w kolejności, w jakiej stosuje go dział płac.
Najpierw ustal, co w ogóle liczysz: wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek
Przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (14 dni u pracownika, który ukończył 50 lat — licząc od roku następującego po pięćdziesiątych urodzinach) pracownik dostaje od pracodawcy wynagrodzenie chorobowe z art. 92 Kodeksu pracy. Dopiero od 34. (odpowiednio 15.) dnia przysługuje zasiłek chorobowy z ZUS. Dla obliczeń to rozróżnienie ma drugorzędne znaczenie, bo art. 92 § 2 KP odsyła wprost do zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłku — liczy się więc identycznie. Różnice są dwie: wynagrodzenie chorobowe nie może spaść poniżej progu nawet tam, gdzie zasiłek podlega ograniczeniu (art. 92 § 3 pkt 1 KP), i jest przychodem ze stosunku pracy, a nie świadczeniem z ubezpieczenia. Jak oba świadczenia siadają na liście płac, pokazujemy w tekście o naliczaniu wynagrodzeń.
Okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego wlicza się do okresu zasiłkowego (art. 12 ust. 1 ustawy zasiłkowej), który wynosi maksymalnie 182 dni, a przy gruźlicy lub w trakcie ciąży — 270 dni (art. 8 ust. 1).
Zasada ogólna: średnia z 12 miesięcy po odliczeniu 13,71%
Art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej: podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracownika stanowi „przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy”. Trzy słowa z tego przepisu robią całą robotę:
- „Wynagrodzenie” nie oznacza tu pensji brutto. Art. 3 pkt 3 definiuje je jako przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu składek potrąconych przez pracodawcę na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe — czyli po odjęciu 13,71% (9,76% + 1,5% + 2,45%). Od 6000 zł brutto do podstawy wchodzi więc 5177,40 zł.
- „Wypłacone” — liczy się to, co realnie trafiło do pracownika za dany okres, nie to, co było należne na papierze.
- „Poprzedzających” — miesiąc zachorowania do średniej nie wchodzi. Choroba w sierpniu 2026 r. oznacza podstawę z okresu sierpień 2025 – lipiec 2026.
Jeżeli zatrudnienie trwa krócej niż rok, podstawą jest przeciętne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia (art. 36 ust. 2) — pracownik zatrudniony od 15 lutego, chory w czerwcu, ma podstawę z marca, kwietnia i maja. Sumę dzieli się przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie osiągnięto (art. 38 ust. 1). Podstawę ustala się przy tym z wynagrodzenia u tego płatnika, u którego trwa nieprzerwane ubezpieczenie chorobowe, w trakcie którego pracownik zachorował (art. 36 ust. 4) — zarobków z poprzedniej firmy się nie dokleja.
Gdy niezdolność powstała przed upływem pierwszego pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia, podstawą jest wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc (art. 37 ust. 1): przy stałej stawce — pensja z umowy; przy stawce zmiennej — wynagrodzenie za przepracowane dni przeliczone na pełny miesiąc; a jeśli nie przepracował ani dnia — przeciętne zmienne wynagrodzenie osób na tym samym lub podobnym stanowisku (art. 37 ust. 2).
Na końcu zawsze ta sama operacja: podstawa za jeden dzień to 1/30 część ustalonej kwoty (art. 36 ust. 3) — niezależnie od tego, ile dni ma miesiąc. Zasiłek przysługuje za każdy dzień niezdolności, łącznie z wolnymi (art. 11 ust. 4).
Co wchodzi do podstawy, a co się wyłącza
Punkt wyjścia: składnik musi być oskładkowany chorobowo. To, od czego nie naliczono składki (np. świadczenia wyłączone z podstawy wymiaru składek), do podstawy zasiłku nie wejdzie nigdy.
Drugi filtr ustawia art. 41 ust. 1: nie uwzględnia się składników, „do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku”. Logika jest kompensacyjna: zasiłek ma zastąpić to, co przez chorobę przepada. Stąd praktyczna reguła:
- Wchodzą do podstawy: premie regulaminowe i uznaniowe pomniejszane za dni choroby, wynagrodzenie za nadgodziny z dodatkami, dodatki nocne, prowizje — wszystko, czego pracownik za okres zasiłku nie dostaje.
- Nie wchodzą: składniki wypłacane w pełnej wysokości także za czas choroby — np. dodatek stażowy, jeśli regulamin gwarantuje go bez pomniejszania za okresy zasiłkowe.
Kluczowy jest zapis w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym. Jeżeli przepisy płacowe nie rozstrzygają, czy składnik przysługuje za okresy pobierania zasiłku — a w praktyce, jeśli mimo braku zapisu składnik jest za czas choroby pomniejszany — wlicza się go do podstawy. Wyłączenie stosuje się tylko wtedy, gdy zachowanie prawa do składnika wynika z przepisów płacowych i składnik faktycznie jest za ten okres wypłacany.
Dwa domknięcia z art. 41: składnik przyznany tylko do określonego terminu (np. dodatek projektowy do końca czerwca) nie wchodzi do podstawy zasiłku należnego za okres po tym terminie (ust. 2); tak samo traktuje się składniki, których wypłaty w ogóle zaprzestano (ust. 3). Wypłacany zasiłek wyrównawczy traktuje się na równi z wynagrodzeniem (art. 39).
Premie miesięczne, kwartalne i roczne — art. 42
| Składnik za okresy | Jak wchodzi do podstawy | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| miesięczne | w kwocie wypłaconej za miesiące, z których liczona jest podstawa | art. 42 ust. 1 |
| kwartalne | 1/12 kwot wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc zachorowania | art. 42 ust. 2 |
| roczne | 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc zachorowania | art. 42 ust. 3 |
| inne okresy | odpowiednio jak wyżej | art. 42 ust. 4 |
Uwaga na pułapkę terminologiczną: dla premii kwartalnych i rocznych nie ma znaczenia, kiedy je przelano, tylko za jakie okresy przysługują. Jeżeli premii nie wypłacono do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, przyjmuje się składnik wypłacony za okres poprzedni (art. 42 ust. 5) — lista płac nie czeka na spóźnioną premię.
Uzupełnianie wynagrodzenia: miesiące z usprawiedliwioną absencją
Co z miesiącami, w których pracownik chorował, był na opiece albo na urlopie bezpłatnym i zarobił mniej? Art. 38 ust. 2 każe rozstrzygnąć to progiem połowy czasu pracy:
- miesiąc, w którym pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy — wyłącza się z podstawy w całości;
- miesiąc z przepracowaną co najmniej połową — przyjmuje się po uzupełnieniu: stałą pensję bierze się z umowy w pełnej wysokości, a zmienną przelicza według zasad z art. 37 ust. 2 (zarobek za przepracowane dni ÷ dni przepracowane × dni do przepracowania).
Uzupełnia się wyłącznie absencje usprawiedliwione. Nieusprawiedliwiona nieobecność obniża podstawę realnie — miesiąca ani się nie wyłącza, ani nie uzupełnia w tej części. Jeżeli w każdym z 12 miesięcy pracownik przepracował z przyczyn usprawiedliwionych mniej niż połowę czasu pracy, wyłączyć wszystkiego nie można — przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie miesiące po uzupełnieniu (art. 38 ust. 3).
Zmiana wymiaru etatu przestawia licznik — art. 40
Jeżeli w miesiącu zachorowania albo w okresie 12 miesięcy poprzedzających zmienił się wymiar czasu pracy, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru. Historia sprzed zmiany przepada — nawet jeśli po zmianie minęły dopiero dwa pełne miesiące, średnią liczy się tylko z nich. Działa to w obie strony: redukcja z pełnego etatu na pół obniży podstawę od razu, podwyższenie wymiaru — podniesie. Przepis dotyczy zmiany wymiaru etatu, a nie samej podwyżki pensji: podwyżka przy niezmienionym etacie wchodzi do średniej stopniowo, miesiąc po miesiącu.
Minimalna podstawa: w 2026 r. co najmniej 4147,10 zł na pełnym etacie
Art. 45 ust. 1 gwarantuje dolny próg: podstawa wymiaru zasiłku z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Minimalne wynagrodzenie wynosi w 2026 r. 4806 zł (rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r.), zatem:
4806 zł − (13,71% × 4806 zł) = 4806 zł − 658,90 zł = 4147,10 zł
Przy niepełnym etacie próg ustala się od minimalnego wynagrodzenia proporcjonalnego do wymiaru (art. 8 ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) — dla połowy etatu w 2026 r. będzie to 2403 zł minus 13,71%, czyli 2073,55 zł. Gwarancja nie obejmuje pracowników, do których ustawa o minimalnym wynagrodzeniu nie ma zastosowania (art. 45 ust. 2). Jest i sufit, ale tylko po ustaniu zatrudnienia: podstawa zasiłku za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie może przekroczyć 100% przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego dla celów emerytalnych (art. 46).
Przerwa krótsza niż miesiąc: podstawy nie liczy się od nowa
Art. 43 w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.: „Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy”.
W praktyce: pracownik chorował w marcu, a kolejne zwolnienie przyniósł w kwietniu — podstawa zostaje ta sama, bo między zasiłkami nie upłynął pełny miesiąc kalendarzowy. Żeby ZUS lub pracodawca przeliczyli podstawę od nowa (co po podwyżce bywa korzystne), przerwa musi objąć co najmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy — od pierwszego do ostatniego dnia. Reguła działa między zasiłkami wszystkich rodzajów: po zasiłku opiekuńczym w jednym miesiącu podstawa chorobowego w następnym też się nie zmieni.
W poradnikach i na forach wciąż krąży wersja o „przerwie 3 miesięcy” — to stan prawny sprzed 1 stycznia 2022 r. Nowelizacja z 24 czerwca 2021 r. (Dz.U. poz. 1621) skróciła okres z 3 miesięcy kalendarzowych do jednego. Wyjątkiem od zamrożenia podstawy pozostaje art. 40: zmiana wymiaru etatu wymusza nowe ustalenie niezależnie od długości przerwy.
Ile procent podstawy wynosi zasiłek
Miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 80% podstawy wymiaru (art. 11 ust. 1) — także za okres pobytu w szpitalu. Obniżona 70-procentowa stawka szpitalna zniknęła 1 stycznia 2022 r., gdy ta sama nowelizacja uchyliła art. 11 ust. 1a; starsze poradniki podające 70% są nieaktualne. Zasiłek w wysokości 100% podstawy przysługuje, gdy niezdolność przypada w okresie ciąży, powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo wskutek badań i zabiegów u kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów (art. 11 ust. 2).
Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego wchodzi świadczenie rehabilitacyjne: 90% podstawy wymiaru zasiłku za pierwsze trzy miesiące, 75% za pozostały okres, 100% w ciąży (art. 19 ust. 1). Podstawa przyjęta do jego obliczenia podlega waloryzacji wskaźnikiem ogłaszanym co kwartał przez Prezesa ZUS (art. 19 ust. 2 i 3) — jak działa ten mechanizm i ile aktualnie wynosi wskaźnik, opisujemy osobno: wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.
Zleceniobiorcy i przedsiębiorcy: przychód zamiast wynagrodzenia
Dla ubezpieczonych niebędących pracownikami podstawą jest przeciętny miesięczny przychód za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc zachorowania (art. 48 ust. 1), przy czym przychód to podstawa wymiaru składek chorobowych pomniejszona o 13,71% (art. 3 pkt 4). Odpowiednio stosuje się m.in. przepisy o krótszym stażu, premiach i przerwie krótszej niż miesiąc (art. 48 ust. 2).
Różnice wobec pracowników są trzy. Po pierwsze, u przedsiębiorców deklarujących podstawę składek działa art. 48a: przy stażu krótszym niż 12 miesięcy podstawą jest najniższa podstawa wymiaru składek plus nadwyżka zadeklarowana ponad nią — uśredniona przez 12, a nie przez liczbę faktycznych miesięcy. Zawyżenie deklaracji na miesiąc przed chorobą podnosi więc zasiłek tylko o 1/12 nadwyżki. Po drugie, przy zachorowaniu w pierwszym miesiącu ubezpieczenia zleceniobiorca ma podstawę z kwoty określonej w umowie, a przy jej braku — z przeciętnego przychodu innych osób z podobnymi umowami u tego płatnika (art. 49 ust. 1 pkt 2). Po trzecie, miesiące z przychodem zmniejszonym przez pobieranie zasiłków wyłącza się lub przyjmuje analogicznie do progu połowy — tu liczonego połową miesiąca wykonywania działalności (art. 50). Dobrowolnie ubezpieczeni nabywają prawo do zasiłku po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, obowiązkowo — po 30 (art. 4 ust. 1).
Trzy przykłady policzone krok po kroku
Przykład 1 — stała pensja. Pracownica zarabia 6000 zł brutto, bez składników zmiennych. We wrześniu 2026 r. choruje 10 dni; limit 33 dni wynagrodzenia chorobowego już wykorzystała, więc przysługuje zasiłek 80%.
- wynagrodzenie po odliczeniu 13,71%: 6000 zł − 822,60 zł = 5177,40 zł;
- średnia z 12 miesięcy (wrzesień 2025 – sierpień 2026) = 5177,40 zł — to podstawa wymiaru;
- zasiłek za dzień: 5177,40 zł × 80% ÷ 30 = 138,06 zł;
- za 10 dni: 1380,60 zł brutto (od zasiłku pobiera się zaliczkę na PIT, składek już nie ma).
Przykład 2 — premia kwartalna. Pracownik ma 5200 zł pensji zasadniczej i regulaminowe premie kwartalne, pomniejszane za dni choroby (a więc wliczane do podstawy). W maju 2026 r. spędza 7 dni w szpitalu. Premie wypłacone za cztery kwartały poprzedzające maj (II–IV kw. 2025 i I kw. 2026): 1500 + 1800 + 2100 + 1200 = 6600 zł.
- część zasadnicza: 5200 zł − 712,92 zł = 4487,08 zł;
- część kwartalna: 6600 zł − 13,71% = 5695,14 zł; 1/12 = 474,60 zł;
- podstawa wymiaru: 4487,08 + 474,60 = 4961,68 zł;
- zasiłek za dzień (szpital to też 80%): 4961,68 zł × 80% ÷ 30 = 132,31 zł; za 7 dni: 926,17 zł.
Przykład 3 — zmiana etatu. Pracownik do 30 kwietnia 2026 r. pracował na pełny etat za 7200 zł, od 1 maja przeszedł na 3/4 etatu za 5400 zł. We wrześniu 2026 r. choruje. Zgodnie z art. 40 wynagrodzenie sprzed zmiany wypada z liczenia:
- podstawa tylko z pełnych miesięcy po zmianie (maj–sierpień): 5400 zł − 740,34 zł = 4659,66 zł;
- kontrola minimum dla 3/4 etatu: 4806 zł × 3/4 = 3604,50 zł; minus 13,71% = 3110,32 zł — podstawa jest wyższa, próg niedziałający;
- zasiłek za dzień: 4659,66 zł × 80% ÷ 30 = 124,26 zł.
Co z „zasiłkiem od pierwszego dnia”? Stan prac nad reformą
Projekt przeniesienia finansowania choroby do ZUS od pierwszego dnia niezdolności — czyli likwidacji wynagrodzenia chorobowego z art. 92 KP — przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ale prace wstrzymano na etapie rządowym (Komitet Ekonomiczny Rady Ministrów) i ustawa nie trafiła do Sejmu; art. 92 KP obowiązuje w niezmienionym kształcie. Nie należy mylić tej reformy z nowelizacją z 18 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 26), która weszła w życie 13 kwietnia 2026 r. — ta zmieniła zasady kontroli zwolnień i doprecyzowała w art. 17 ustawy zasiłkowej, że incydentalne czynności wymuszone istotnymi okolicznościami nie odbierają prawa do zasiłku, ale zasad ustalania podstawy wymiaru nie dotknęła.
