Prowadzenie dokumentacji pracowniczej przez dział kadr i płac to obowiązek firmy. Jak się okazuje, kompletowanie i archiwizowanie tych danych nie może odbywać się w pełni dowolnie. To, jak należy przechowywać teczki na akta osobowe opisuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1996 r. Zapisy tego rozporządzenia są honorowane przez biura rachunkowe oraz pracowników kadr w polskich przedsiębiorstwach. Przygotowaliśmy krótki opis, jak powinny być prowadzone teczki do akt osobowych. Zapraszamy!

Jakie są rodzaje teczek na akta osobowe?

Okładki na akta dzielą się na trzy podgrupy. Pełna dokumentacja pracownicza powinna więc być archiwizowana w trzech osobnych teczkach na akta osobowe. Sekcja A związana jest z dokumentami rekrutacyjnymi. Należy tutaj przechowywać życiorys oraz list motywacyjny kandydata, kopie świadectw, certyfikatów oraz dokumentów, które potwierdzają wykształcenie i zdobyte kwalifikacje. Teczka na akta, jeszcze przed archiwizacją, jest bardzo przydatna w procesie rekrutacyjnym, nie tylko dla kadr, ale także dla innych pracowników, odpowiedzialnych za decyzję o zatrudnieniu.

Teczki do akt osobowych, opisane literą B, to zwykle największe pliki dokumentów, zwłaszcza w przypadku pracowników o dużym stażu. Skrupulatnie prowadzona teczka na akta zbiera w sobie dokumenty z przebiegu całego okresu zatrudnienia, takie jak umowy i aneksy, certyfikaty, zwolnienia lekarskie, jak również notki przełożonych. Jak dowiadujemy się ze strony Kataga.pl, archiwizacja tego typu papierów w teczkach na akta osobowe jest ważna dla obu stron – może np. stać się podstawą do awansu lub zwolnienia pracownika.

Najmniejszy plik archiwizowanych danych to teczka na akta osobowe opisywana literą C. Zawiera ona dokumenty, związane z ustaniem świadczenia pracy, czyli wypowiedzenie, kopię świadectwa pracy itd. Ze względów prawnych, posiadanie takich dokumentów przez pracodawcę także po rozwiązaniu umowy jest konieczne.

Więcej o teczkach na akta: https://kataga.pl/teczki-na-akta/

Jak długo trzeba trzymać teczki na akta osobowe?

W Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej znajdują się regulacje, dotyczące długości archiwizacji teczek na akta osobowe. Istotne jest, aby warunki przechowywania dokumentów zabezpieczały teczki do akt osobowych przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. Do 3 lat należy archiwizować teczki na akta, które zawierają zaświadczenia o płacach i ich rejestrach.

Okładki na akta, w których składana jest dokumentacja pomocnicza i operacyjno-obliczeniowa, powinna być przechowywana do 5 lat. Na podstawie tych papierów przygotowywana jest lista płac, która nie jest dowodem księgowym. Niektóre teczki na akta osobowe muszą być archiwizowane nawet do 50 lat. Są to dokumenty płatników składek na ubezpieczenia społeczne i dane, dotyczące wymiaru emerytur i rent. Z ostatnich doniesień spekuluje się, że rozwój cyfryzacji w Polsce może skrócić czas archiwizacji tych teczek na akta z 50 do 10 lat. To dobra nowina dla przedsiębiorców.