Teczki na akta osobowe to nie kwestia biurowego porządku, tylko twardy obowiązek z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy: pracodawca prowadzi i przechowuje odrębne akta osobowe dla każdego pracownika. Sposób ich układania określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369, t.j. Dz.U. 2024 poz. 535), które weszło w życie 1 stycznia 2019 r. To ono zastąpiło stary podział na trzy części nowym, dużo bardziej szczegółowym.
Pięć części akt osobowych, nie cztery
Nowelizacja z 2019 r. wprowadziła części A, B, C i D. To jednak nie koniec: rozporządzeniem z 6 marca 2023 r. dołożono część E, obowiązującą od 21 marca 2023 r. Jeśli firma prowadzi teczki wg schematu „A–D”, ma nieaktualną strukturę.
Część A – oświadczenia i dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie: kwestionariusz osobowy kandydata, dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, skierowanie i orzeczenie lekarskie ze wstępnych badań profilaktycznych. Trafiają tu też orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych od poprzedniego pracodawcy, jeśli zachowują ważność.
Część B – wszystko, co dotyczy nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu: umowa o pracę i aneksy, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy i przepisami BHP, zaświadczenia o szkoleniach BHP, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych, wnioski i dokumenty dotyczące urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, pisma o nagrodach i wyróżnieniach. Od kwietnia 2023 r. w części B umieszcza się także dokumenty dotyczące pracy zdalnej oraz potwierdzenie poinformowania pracownika o zasadach kontroli trzeźwości.
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopia wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop.
Części D i E – teczka w teczce
Część D obejmuje odpisy zawiadomień o ukaraniu i inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika. Ma szczególną konstrukcję: dla każdej kary tworzy się odrębną sekcję oznaczoną D1, D2 i kolejnymi numerami. Powód jest praktyczny – zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu pracy po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia usuwa się z akt osobowych. Wtedy wyjmuje się całą sekcję, a pozostałe przenumerowuje. To samo dotyczy kary uchylonej przez pracodawcę po uwzględnieniu sprzeciwu albo przez sąd pracy.
Część E działa analogicznie i zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu – w sekcjach E1, E2 itd.
Chronologia, numeracja, wykaz – trzy rzeczy, na których wykłada się większość firm
Dokumenty w każdej części układa się chronologicznie i numeruje, a na początku każdej części musi znaleźć się wykaz zgromadzonych dokumentów. Brak wykazu to jedno z najczęściej stwierdzanych uchybień podczas kontroli PIP – obok niekompletnych badań i szkoleń BHP.
W aktach przechowuje się odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów pracodawca może żądać wyłącznie do wglądu albo w celu sporządzenia kopii. Na wniosek pracownika (także byłego) trzeba wydać kopię całości lub części dokumentacji – Kodeks pracy daje na to 30 dni.
Papier czy e-teczka?
Od 2019 r. dokumentacja prowadzona elektronicznie jest równoważna papierowej (art. 9411 K.p.) – nie ma tu „gorszej” formy. Wymogi techniczne są jednak konkretne. Przy przejściu z papieru na cyfrę trzeba sporządzić odwzorowanie cyfrowe dokumentu (skan), zapisać je w formacie PDF, opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej i uzupełnić o metadane wskazane w załączniku do rozporządzenia: identyfikator dokumentu, rodzaj dokumentu, datę powstania, PESEL i dane pracownika, nazwę pracodawcy.
System musi zapewniać poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji oraz chronić ją przed utratą i nieuprawnionym dostępem. Zmiana postaci wymaga też poinformowania pracowników – mają 30 dni od zawiadomienia na odbiór poprzedniej wersji. Nieodebrane dokumenty pracodawca może zniszczyć.
Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe
- Zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- Zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – co do zasady 50 lat. Okres można skrócić do 10 lat, jeśli pracodawca złoży do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA; wtedy 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego złożenia raportu.
- Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, bez możliwości skrócenia.
Okres przechowywania wydłuża się, gdy dokumentacja stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu, którego pracodawca jest stroną – do prawomocnego zakończenia sprawy, plus 12 miesięcy.
Wydając świadectwo pracy, trzeba przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji, o możliwości jej odbioru w miesiącu kalendarzowym następującym po upływie tego okresu oraz o zniszczeniu dokumentów, jeśli ich nie odbierze. Sam pracodawca ma na zniszczenie do 12 miesięcy po tym terminie, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
RODO: czego w teczce być nie może
Zakres danych, których pracodawca może żądać, wyznacza art. 221 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 4 maja 2019 r. Od kandydata: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, a także wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia – gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju. Od zatrudnionego dodatkowo m.in.: adres zamieszkania, PESEL, numer rachunku płatniczego oraz dane dzieci i innych członków rodziny, jeśli są potrzebne do korzystania ze szczególnych uprawnień.
Stąd praktyczny wniosek: kserokopia dowodu osobistego w teczce to klasyczny błąd. Zdaniem UODO pracodawca nie ma podstawy prawnej do kopiowania dokumentu tożsamości – dowód można okazać do wglądu w celu weryfikacji danych, ale nie skanować „na wszelki wypadek”. Ta sama zasada dotyczy zaświadczeń o niekaralności (tylko gdy pozwala na to przepis odrębny) czy danych o zdrowiu wykraczających poza orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy.
Kary za nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych
Kodeks pracy traktuje zaniedbania w dokumentacji jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 wymienia trzy sytuacje: nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres oraz pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Grzywna wynosi od 1 000 do 30 000 zł i nakłada ją sąd na wniosek inspektora pracy.
W postępowaniu mandatowym inspektor PIP może ukarać na miejscu grzywną do 2 000 zł, a przy tzw. recydywie (kolejne wykroczenie w ciągu dwóch lat od co najmniej dwukrotnego ukarania) – do 5 000 zł. Do tego dochodzi osobna ścieżka: naruszenia RODO w aktach osobowych są przedmiotem kar administracyjnych Prezesa UODO, niezależnych od odpowiedzialności wykroczeniowej.
Praktyczny wniosek dla małej firmy: audyt teczek raz w roku – sprawdzenie, czy struktura ma pięć części, czy w każdej jest wykaz i numeracja, czy nie zalegają zatarte kary porządkowe i kopie dowodów – zajmuje kilka godzin i zamyka najczęstsze ryzyka kontroli.
