Niektóre przedsiębiorstwa kończą swój cykl życia już po kilku latach utrzymywania się na rynku, inne po dłuższym okresie czasu. Likwidacja firm nie jest sprawą prostą, a do tego pozostaje jeszcze kwestia zabezpieczenia i przechowywania dokumentacji, która zgodnie z przepisami prawa musi być archiwizowana przez określoną ilość lat. Jeżeli nie w zlikwidowanym przedsiębiorstwie, to gdzie należy szukać dokumentów?

Zakłady państwowe

W przypadku firm, które podlegały władzy państwowej, dokumentacja zostaje przejęta przez następcę prawnego. Często mamy do czynienia na przykład z łączeniem się spółek państwowych bądź zamianie, przykładowo szkoły gimnazjalnej w podstawową. Podmiot przejmujący zobowiązany jest do zabezpieczenia i przechowywania dokumentacji. Warto zatem prześledzić historię przedsiębiorstwa pod kątem tego, czy nie zostało przejęte, a nie zlikwidowane. Inaczej jest w przypadku podmiotów, które definitywnie zakończyły swoją działalność. Dokumentację przejmuje wtedy organ założycielski (najczęściej jest to wojewoda) lub nadrzędny. Dokumenty przechowywane są w archiwum państwowym, które znajduje się na terenie każdego województwa. Tam można uzyskać wszelkie niezbędne dokumenty.

Firmy prywatne

Spółki prawa handlowego oraz cywilnego działają na nieco innych zasadach. Państwo zasadniczo nie ma tutaj obowiązku zajmowania się dokumentami, które pozostają po zlikwidowanym przedsiębiorstwie. Obowiązek ten ciąży na syndyku masy upadłościowej lub likwidatorze w zależności od tego, kto został w konkretnym przypadku powołany. Informacje o tym, gdzie przechowywane są dokumenty, można uzyskać u właściwego marszałka województwa, na stronie internetowej ZUS lub archiwach państwowych. Tymczasem informacje o przechowywaniu dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw prowadzą również sądy rejonowe, sądy upadłościowe, organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe. Sposobów na znalezienie potrzebnych dokumentów jest więc całkiem sporo.

Jak znaleźć firmę?

Przeciętny obywatel zwykle nie śledzi tego, co dzieje się daną firmą przez cały cykl jej życia, a także po ogłoszeniu upadłości czy likwidacji. W rzeczywistości niektóre podmioty mogą ulec przekształceniu, mogą zostać przejęte lub definitywnie zlikwidowane. Z pomocą przychodzi ZUS, dzięki któremu dostępna jest baza firm przekształconych lub zlikwidowanych. Baza firm znajduje się na stronie internetowej, można również zapytać o nią w siedzibie ZUS. W bazie można znaleźć informacje na temat tego, gdzie przechowywana jest dokumentacja osobowa i płacowa byłych pracowników likwidowanych lub przekształconych firm. Jest to spore ułatwienie dla osób, które potrzebują tego typu dokumentów na przykład w momencie przechodzenia na emeryturę. 

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom internetowym bardzo szybko można sprawdzić, gdzie przechowywana jest dokumentacja firm, które już nie istnieją. Nie jest możliwe bowiem pozbycie się dokumentów tak długo, jak zakazują tego przepisy ustawowe. 

Artykuł powstał przy współpracy z infobrokering.com.pl