Koszty uzyskania przychodu to coś, z czym ma do czynienia każda osoba prowadząca firmę. Wszystkie należy rejestrować w postaci paragonu i faktury VAT. Przyda się to podczas rozliczania podatku dochodowego. Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej?


Dlaczego warto wrzucać wydatki w koszty prowadzenia firmy?

Kupowanie na firmę to bardzo opłacalne rozwiązanie. Chodzi tu o kwestie finansowe i szansa na zaoszczędzenie pewnej sumy pieniędzy. Przedsiębiorca, który wykazuje koszty prowadzenia działalności gospodarczej, ma dzięki temu możliwość obniżenia wysokości podatku dochodowego. Im będą one wyższe, tym niższa okaże się należna zapłata do Urzędu Skarbowego. Podstawą jej obliczenia jest bowiem dochód, a nie sam przychód.

Oszczędności z tego tytułu mogą być naprawdę spore. Aby obliczyć konkretną kwotę, można do tego wykorzystać kalkulator zakupów na firmę. Tego typu urządzenie pozwala na szybkie i wygodne sprawdzenie tej sumy.

Co można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej?

Kwestię kosztów prowadzenia działalności gospodarczej określa ustawa o podatku dochodowym. Według niej zalicza się do nich koszty, które firma poniosła w celu osiągnięcia przychodów albo (opcjonalnie) zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. W praktyce oznacza to, że koszty firmowe muszą być bezpośrednio związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Można więc do nich zaliczyć m.in.:

  • koszty urzędowe i związane z założeniem firmy (np. opłaty skarbowe lub pomoc prawną);
  • materiały niezbędne do wytwarzania produktów firmy lub towary, którymi ma handlować przedsiębiorstwo; 
  • opłaty za czynsz i media w lokalu wynajętym w celu prowadzenia biura (w przypadku prowadzenia działalności w pokoju we własnym mieszkaniu, można proporcjonalnie odliczyć część kosztów);
  • wyposażenie biura (m.in. w meble, drukarki, komputery, długopisy, papier do drukarki, tonery);
  • usługi telekomunikacyjne (wydatki za abonament telefoniczny lub korzystanie z usługi prepaid);
  • wynagrodzenia dla pracowników oraz zasiłki z ubezpieczeń społecznych;
  • benefity pozapłacowe dla podwładnych;
  • składki ZUS (aby uznać je za koszt prowadzenia firmy, muszą zostać najpierw opłacone);
  • spotkania i wyjazdy integracyjne z pracownikami;
  • spotkania biznesowe z klientami i kontrahentami;
  • wyjazdy służbowe;
  • marketing i wydatki na promowanie firmy;
  • kursy i szkolenia dla pracowników;
  • książki i gazety branżowe;
  • pojazdy (nie tylko samochód, lecz także skuter, motor lub rower);
  • transport komunikacją publiczną;
  • prowadzenie księgowości;
  • usługi leasingu oraz faktoringu;
  • ubrania firmowe (m.in. odzież ochronną);
  • okulary dla pracowników pracujących przed komputerem.

Aby móc zaliczyć dany wydatek do kosztów prowadzenia firmy, należy go udokumentować. W tym celu trzeba przedstawić fakturę, odpowiedni rachunek lub umowę z dołączonym do niej rachunkiem.

Należy przy tym pamiętać, że nie wszystko da się ująć w kosztach firmowych. Przykładowo, nie mogą się na niej znaleźć wydatki na reprezentację. W razie wątpliwości co do tego, co można wpisać w koszty, warto zwrócić się do Ministerstwa Finansów o stosowną interpretację przepisów.