Dobry program do fakturowania nie musi rujnować firmowego budżetu. Nowoczesne rozwiązania oferują zaawansowane funkcje – od faktur cyklicznych, przez integrację z KSeF, po zarządzanie klientami i magazynem – w rozsądnej cenie. Sprawdź, jak wiele możesz zyskać, nie wydając przy tym tysięcy złotych.
Dobre oprogramowanie to coś więcej niż tylko program do wystawiania faktur
Wystawianie faktur to obowiązek, który zna każdy przedsiębiorca. Niezależnie od tego, czy:
- prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie,
- zarządzasz sklepem internetowym,
- obsługujesz klientów jako freelancer,
pewne jest jedno: prędzej czy później pojawia się konieczność wprowadzenia dokumentu sprzedaży. Ta pozornie rutynowa czynność może być jednak źródłem błędów, a co za tym idzie irytacji oraz niepotrzebnych opóźnień.
Istnieje jednak sposób na uporanie się z tym problemem. Mowa tu o profesjonalnym oprogramowaniu, które nie tylko umożliwia wystawianie faktur VAT, ale także upraszcza inne aspekty prowadzenia biznesu bez konieczności ponoszenia kosztów.
Program do wystawiania faktur, który wspiera codzienną pracę
Kiedy zaczynasz pracę z nowym systemem do fakturowania, zwykle spodziewasz się prostych funkcji, które pozwolą na wystawienie faktury, rachunku czy paragonu. Inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o nowoczesne, płatne programy do fakturowania, w tym np. Faktura VAT program. Oferują one bowiem o wiele więcej i są czymś więcej niż zwykłą aplikacją do tworzenia dokumentów.
Taki system jest w stanie odciążyć przedsiębiorcę z części pracy biurowej, w tym np.
- zorganizować dane o klientach,
- automatycznie pobierać dane z GUS,
a wszystko z uwzględnieniem prawa podatkowego (zgodnie z przepisami o podatku dochodowym oraz podatku od towarów i usług), a także zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z KSeF. Dzięki temu nie trzeba obawiać się o ewentualne błędy w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego. Rzecz jasna, takie programy są na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu klienci nie mają problemu z dostosowaniem się do zmian w przepisach.
W praktyce, zamiast tracić czas na wprowadzanie danych oraz poszukiwanie błędów, można skupić się na prowadzeniu działalności.
Faktura VAT bez stresu, czyli jak uprościć księgowość?
Nowoczesny program do fakturowania nie jest jedynie zwykłym edytorem dokumentów. Na uwagę zasługują takie funkcjonalności jak np.
- obsługa split payment,
- możliwość wystawiania dokumentów innych niż standardowe faktury VAT. Chodzi tu np. o faktury zaliczkowe czy cykliczne, ale także dokumenty rejestrujące inne operacje (w tym np. formularze KP, KW, BW oraz BP).
Dzięki temu wszystkie dokumenty można wystawiać za pośrednictwem jednej aplikacji. Jest to rozwiązanie przydatne dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących rozliczenia księgowe.
Rzecz jasna, na tym możliwości oprogramowania wcale się nie kończą. Na uwagę z pewnością zasługuje funkcja importu oraz eksportu danych. Jest to cenne wsparcie dla przedsiębiorców, którzy współpracują z biurem rachunkowym czy chcą wykorzystać rejestr dokumentów sprzedażowych w celu analizy danych. Dzięki dobremu programowi nie trzeba już ręcznie przepisywać danych – wystarczy wygenerować plik oraz wysłać go do księgowej czy innego pracownika.
Co jeszcze może zyskać przedsiębiorca, jeśli zdecyduje się zapłacić za program do fakturowania? Zobaczmy, jak to wygląda w praktyce.
Wsparcie dla przedsiębiorcy? To możliwe
Dobry program do wystawiania faktur może oferować coś, co jeszcze kilka lat temu wydawało się nieosiągalne – pomoc techniczną z elementami sztucznej inteligencji (AI). W praktyce wygląda to tak, że klient-przedsiębiorca otrzymuje wskazówki dotyczące sposobu wystawiania dokumentów sprzedażowych. Taka pomoc jest zwykle dostępna przez telefon lub przez czat, dzięki czemu przedsiębiorca nie zostaje sam, kiedy pojawi się problem.
Faktury cykliczne i abonamentowe, czyli jak łatwo wystawiać wiele faktur co miesiąc
W zależności od modelu biznesowego firmy przedsiębiorca (sprzedawca) może świadczyć usługi indywidualne, tzn. jednorazowe (np. naprawa auta) lub cykliczne. Do tych ostatnich należy np. wynajem lokalu czy realizacja dłuższego zlecenia polegającego na świadczeniu usług reklamowych, które będą rozliczane co miesiąc.
W praktyce wielu właścicieli firm korzysta z fakturowania cyklicznego – szczególnie tam, gdzie występują umowy abonamentowe. Z oczywistych powodów wystawianie tych samych dokumentów ręcznie co miesiąc to strata czasu. Tymczasem, płatny program do fakturowania jest w stanie automatycznie przygotować oraz wysłać dokumenty do klienta na maila — w tym przypadku faktury za każdy kolejny okres rozliczeniowy (np. miesiąc czy kwartał). System automatycznie zapamięta takie dane jak np. imię i nazwisko lub nazwa firmy nabywcy, wartość transakcji czy kwota podatku VAT.
Zarządzanie bazą klientów
Płatny program to już nie tylko narzędzie do faktur – jest to raczej coś w rodzaju cyfrowego biura. Można z jego pomocą:
- przechowywać dane kontrahentów,
- analizować historię transakcji,
- prowadzić kalendarz spotkań,
- tworzyć raporty i statystyki dotyczące sprzedaży, zysków oraz efektywności działań.
Jak widać, możliwości jest naprawdę wiele. Dzięki temu zyskujesz nie tylko uporządkowaną dokumentację, ale również realne narzędzie do planowania i podejmowania decyzji biznesowych.
Zakładać firmy… i zarządzać nimi w jednym miejscu
Nic nie stoi na przeszkodzie, by z użyciem programu do fakturowania prowadzić więcej niż jeden podmiot, np. biuro rachunkowe lub spółkę z dodatkowymi działalnościami. Dzięki temu nie musisz:
- kupować kilku licencji,
- logować się do różnych kont,
- martwić się o przechowywanie danych w wielu miejscach.
Wszystko działa w jednym, centralnym środowisku.
VAT, KSeF, GTU – zgodność z przepisami to podstawa
Co ciekawe, wiele z tych funkcji dostępnych jest w ramach bezpłatnych aktualizacji. Oznacza to, że nie musisz każdorazowo dopłacać za nowe opcje – system rozwija się razem z Tobą, a Ty korzystasz z najnowszych standardów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. To ważne szczególnie teraz, gdy regularnie zmieniają się przepisy dotyczące podatku VAT, zasad ewidencjonowania czy obowiązków wynikających z integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.
Towary, usługi i magazyny w jednym systemie
Dla tych, którzy sprzedają towary – nie tylko usługi – równie ważna będzie opcja zarządzania magazynem. Możliwość wystawiania dokumentów magazynowych, kontrolowania stanów magazynowych czy analizowania rotacji towarów to nie tylko wygoda, ale i sposób na optymalizację kosztów. Kiedy wiesz, co się sprzedaje, a co zalega, możesz podejmować bardziej świadome decyzje zakupowe i lepiej planować akcje promocyjne czy wyprzedaże.
Współpraca z pasażami handlowymi to automatyzacja sprzedaży
A skoro już mowa o sprzedaży, warto wspomnieć o integracji z pasażami handlowymi i innymi platformami sprzedażowymi. Program może współpracować z systemami typu marketplace, dzięki czemu automatycznie pobiera dane o zamówieniach i tworzy z nich odpowiednie dokumenty sprzedaży. W efekcie znowu oszczędzasz czas, eliminujesz błędy i usprawniasz działanie całej firmy.
Nowoczesny program do wystawiania faktur to nie inwestycja, nie koszt
Prowadzenie firmy to ciągłe balansowanie między obowiązkami a możliwościami rozwoju. W tym kontekście dobrze dobrany program do fakturowania nie jest tylko dodatkiem – staje się jednym z najważniejszych narzędzi codziennej pracy. Odpowiednio wykorzystany pozwala nie tylko wystawić fakturę, ale też zarządzać relacjami z klientami, analizować sprzedaż, kontrolować stany magazynowe, planować działania marketingowe i księgowe, a nawet integrować się z innymi usługami w ramach większego ekosystemu biznesowego.
