Użyczenie samochodu w firmie to temat, który często budzi wątpliwości w kontekście kosztów podatkowych. Przedsiębiorcy zastanawiają się, czy raty leasingowe, które płacą w związku z użytkowaniem pojazdu, mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu. Warto przyjrzeć się tej kwestii, aby zrozumieć, jakie przepisy i zasady rządzą tym zagadnieniem.
1. Leasing a użyczenie samochodu
Leasing to jedna z popularniejszych form finansowania pojazdów w Polsce. W ramach leasingu przedsiębiorca korzysta z samochodu, płacąc regularne raty leasingowe. W przypadku użyczenia, sytuacja jest nieco inna – przedsiębiorca może korzystać z pojazdu, który należy do innej osoby lub firmy, nie ponosząc kosztów zakupu.
Zasadniczo, leasing operacyjny i finansowy różnią się pod względem księgowym oraz podatkowym. W leasingu operacyjnym raty leasingowe są w pełni zaliczane jako koszty uzyskania przychodu, co nie zawsze ma miejsce w przypadku leasingu finansowego, gdzie pojazd staje się własnością leasingobiorcy po zakończeniu umowy.
2. Koszty uzyskania przychodu
W kontekście użyczenia samochodu, kluczowe jest zrozumienie, co można uznać za koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z artykułem 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
W przypadku użyczenia pojazdu, jeśli przedsiębiorca ponosi wydatki związane z eksploatacją samochodu, takie jak:
- paliwo,
- ubezpieczenie,
- serwisowanie,
- raty leasingowe (jeśli są związane z umową użyczenia),
to mogą być one uznawane za koszty uzyskania przychodu.
3. Raty leasingowe a umowa użyczenia
Zasadniczo, raty leasingowe są specyficznymi wydatkami związanymi z leasingiem, a nie z użyczeniem. W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z samochodu na podstawie umowy użyczenia, nie jest zobowiązany do opłacania rat leasingowych, ponieważ nie jest on stroną umowy leasingowej.
Jednak, jeśli przedsiębiorca decyduje się na leasing samochodu, a następnie użycza go innej osobie lub firmie, wówczas raty leasingowe mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu, ale tylko w części, która odpowiada użytkowaniu pojazdu w celach służbowych.
4. Jak udokumentować koszty?
Aby raty leasingowe mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować tę działalność. Warto prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której będą zawarte informacje o:
- celach używania samochodu (prywatne vs. służbowe),
- liczbie przejechanych kilometrów,
- kosztach eksploatacji (w tym rat leasingowych).
Przechowywanie dokumentów, takich jak umowy leasingowe, faktury za paliwo, serwis czy ubezpieczenie, jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia kosztów.
5. Przykład praktyczny
Przykład: Przedsiębiorca Jan prowadzi firmę budowlaną. Korzysta z samochodu osobowego, który jest leasingowany na podstawie umowy operacyjnej. Jan używa pojazdu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Aby ustalić koszty uzyskania przychodu, Jan prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i notuje, że 70% kilometrów przejechał w celach służbowych.
W takim przypadku, Jan może zaliczyć 70% rat leasingowych jako koszty uzyskania przychodu. Dodatkowo, wszystkie inne wydatki związane z eksploatacją samochodu (paliwo, ubezpieczenie) również mogą być pomniejszone o ten sam procent.
6. Wnioski
Podsumowując, raty leasingowe mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu, jednak tylko w kontekście leasingu i odpowiedniego dokumentowania użytkowania pojazdu. W przypadku użyczenia samochodu, istotne jest, aby zrozumieć różnice między tymi dwoma formami korzystania z pojazdów i odpowiednio je rozliczać.
Przedsiębiorcy powinni być świadomi, że każda sytuacja może być inna, dlatego warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć błędów w rozliczeniach. Zrozumienie zasadności kosztów i ich dokumentacji to klucz do optymalizacji wydatków w działalności gospodarczej.
